Numa lavoura de café de exemplo, na região de Franca (SP), quatro dos oito trabalhadores fixos saíram em um ano. O produtor rural chutou R$ 5.000 por saída e anotou R$ 20.000. A última reposição, somada pelos holerites e pelas notas fiscais, custou R$ 7.500, então a conta real foi de R$ 30.000: R$ 10.000 que o chute deixou de fora. São valores de exemplo, não dados de uma fazenda real. Para saber quanto a rotatividade custa na sua fazenda, liste cada saída, calcule o custo da sua última reposição pelos seus próprios papéis e anote o tamanho de equipe pelo qual você divide.
A rotatividade tem dois resultados. A taxa de rotatividade é a parte da equipe que saiu no ano: as pessoas que saíram divididas pelo tamanho da equipe. O custo da rotatividade é o número de saídas que deixaram a vaga aberta vezes o que uma saída custa para você. A calculadora de rotatividade deste site faz as duas contas em um minuto. Três escolhas mudam as respostas: os meses que você conta, o tamanho de equipe pelo qual divide e o custo de uma saída. Um registro da rotatividade, uma página com essas escolhas, deixa você comparar os números do ano que vem com os deste.
No fim da safra a equipe volta ao tamanho de sempre, e poucas fazendas contam quantos entraram e saíram no meio do caminho. A folha de pagamento de dezembro fica parecida com a de janeiro. Cada saída que deixou a vaga aberta custou alguma coisa: os dias de serviço sem fazer e os meses que o novato levou para aprender.
Por qual tamanho de equipe dividir a taxa de rotatividade?
Por qualquer um de três, desde que você anote qual usou e repita o mesmo no ano seguinte. Dá para dividir pela equipe de um mês, pela média entre a contagem do início e a do fim do período, ou pela média das contagens de cada mês. Numa fazenda com turma de colheita, os três dão taxas muito diferentes.
Zaballa e colegas publicaram em 2021, numa revista revisada por pares, um método para analisar a rotatividade de pessoal. Para eles, a equipe média é a soma dos valores do início e do fim do período, dividida por dois. A calculadora pede essa média no item “Efetivo médio” (o número de pessoas da equipe). Outra fórmula deles soma a contagem do início de cada mês e divide pelo número de meses. O método foi escrito para qualquer empresa, não para fazenda, mas a conta é a mesma em qualquer folha de pagamento.
A lavoura de exemplo mantém oito pessoas o ano inteiro e contrata trinta e seis colhedores para uma colheita de quatro meses, então a equipe chega a quarenta e quatro no pico. Saíram quarenta pessoas no ano: os trinta e seis colhedores, no fim da colheita, e quatro dos oito trabalhadores fixos, que foram repostos. Todos os números desta lavoura são inventados para mostrar a conta.
Nada mudou na lavoura entre 500%, 200% e 91%. Mudou só o tamanho de equipe usado na divisão. Nenhum dos três é o certo. Duas taxas só se comparam quando dividem pelo mesmo tipo de número, então escreva ao lado do resultado qual você usou, com as datas, e use o mesmo no ano que vem.
Os meses que você conta pesam pelo mesmo motivo. Se você contar de janeiro a dezembro, uma turma contratada em novembro e dispensada em fevereiro aparece como entrada num ano e como saída no outro. Anote o primeiro e o último mês que contou, e conte os mesmos meses no ano que vem.
Qual taxa de rotatividade responde à sua pergunta, e 200% é muito?
São três taxas, e cada uma responde a uma pergunta diferente. Zaballa e colegas dão uma fórmula para cada uma. A calculadora dá as duas primeiras, e a terceira você faz à mão.
A primeira, que na calculadora se chama taxa clássica, faz a média entre entradas e saídas e divide pela equipe. Os autores a usam para medir o índice de rotatividade no planejamento de recursos humanos: na fazenda, quando você planeja as contratações da próxima safra.
A segunda, a taxa de desligamentos, conta só as saídas. Os autores a usam para analisar as perdas de pessoas e suas causas, e com ela você vê quanto da equipe precisou repor.
A terceira conta só os pedidos de demissão, as saídas que partiram do trabalhador, e deixa de fora os contratos que você encerrou. Os autores a usam para estudar as saídas que vêm unicamente das atitudes e da conduta do pessoal. A calculadora não tem onde marcar quem decidiu cada saída, então não dá essa taxa.
Na lavoura de exemplo, a taxa de desligamentos é 200%, e com ela a fazenda parece perder gente o ano todo. Trinta e seis das quarenta saídas foram colhedores cujo contrato acabou na data escrita nele. Quatro foram trabalhadores fixos que pediram demissão. A taxa de pedidos de demissão, 4 ÷ 20, é 20%, e é esse o número que diz ao produtor rural se as pessoas estão indo embora por conta própria.
Para fazer a terceira taxa, acrescente uma coluna na lista de quem saiu e marque em cada linha se a pessoa pediu para sair ou se você encerrou o contrato. Conte só os pedidos de demissão e divida pelo mesmo tamanho de equipe.
Nenhum número publicado diz se 200% é muito para uma fazenda. Um estudo com enfermeiros de um pronto-socorro de hospital no Brasil calculou a taxa mês a mês. Ele registra que não há consenso quanto a um índice aceitável e que alguns autores falam em cerca de 3%. É uma taxa mensal, de outro tipo de trabalho, e não se compara com uma taxa anual.
A taxa para comparar com a sua é a sua própria do ano passado, calculada nos mesmos meses e com o mesmo tamanho de equipe. A taxa dá preço à rotatividade e não mostra o que mudar. Para isso, um artigo à parte, sobre que número da equipe mostra o que mudar, sugere acompanhar há quanto tempo estavam na fazenda os que saíram.
Por que o mês da saída muda o quanto ela custa?
Porque quem entra leva meses para render o mesmo que quem saiu. Jiří Duda e uma colega, pesquisadores de administração da Universidade Mendel, em Brno, na República Tcheca, escreveram um estudo sobre o custo da rotatividade nas empresas em geral, e não em fazendas. Nele, o novato rende 25% do normal no primeiro mês, 50% no segundo e 75% no terceiro.
Na fazenda, a produção não vale o mesmo o ano todo. Um dos quatro pedidos de demissão da lavoura foi o do operador do pulverizador, que saiu no início de abril, três semanas antes da colheita. O substituto rende um quarto do normal no primeiro mês, e esse mês cai nas semanas em que o serviço não espera. Se ele tivesse saído logo depois da colheita, os mesmos meses de aprendizado cairiam numa época em que o serviço pode esperar.
Na folha de pagamento as duas saídas parecem iguais, e na taxa de rotatividade cada uma vale uma saída. A de abril pode custar muito mais.
O mesmo estudo conta a produção perdida enquanto o substituto aprende como parte importante do custo de uma saída, ao lado do custo de cobrir o serviço nesse tempo e do tempo do gerente. Essa parte não deixa nota fiscal, então anote você mesmo: o mês de cada saída, os dias que a vaga ficou aberta e quem cobriu o serviço.
De onde vem o custo de uma saída, e quais saídas entram na conta?
Dos seus próprios registros: os salários, as horas extras e as notas fiscais da sua última reposição. O custo que você usar é multiplicado por todas as saídas que você precificar, então um erro nele se repete em cada uma. O produtor rural da lavoura de exemplo chutou R$ 5.000. Os holerites e as notas fiscais da última reposição somaram R$ 7.500.
A lavoura coloca na conta os quatro pedidos de demissão e deixa de fora os trinta e seis colhedores. O contrato deles acabou na data escrita nele, e ninguém foi contratado para ocupar a vaga. Duda e Žůrková dizem que importa se a saída foi programada, porque uma saída fora do programado soma custos extras enquanto a vaga fica aberta sem substituto. Anote quais saídas você deixou fora da conta, e por quê.
A calculadora multiplica toda saída que você informa por um custo só. Use-a uma vez com todas as saídas, para a taxa, e outra vez só com as saídas da conta, para o custo. Para ver quais saídas uma decisão diferente poderia ter evitado, o artigo muitas faltas curtas ou poucas longas mostra como ler as faltas da equipe.
Sem nenhuma reposição registrada, o número publicado mais próximo está num relatório de Kate Bahn e uma colega para o Washington Center for Equitable Growth, centro de pesquisa econômica dos Estados Unidos. Ele reúne trinta e um estudos de caso de cargos em saúde, educação, hotelaria, finanças, comércio, transporte e indústria; a agropecuária não está entre eles. Repor um trabalhador custou em média 39,6% do salário anual do cargo, com mediana de 23,5%. Use a mediana: metade dos estudos achou um custo menor e metade um maior, e alguns cargos caros puxam a média para cima.
Os custos que entram numa reposição estão no artigo o que entra na conta de repor um trabalhador que saiu.
O que escrever primeiro, e em quanto tempo?
Separe uma hora com a folha de pagamento do ano passado, a lista da equipe e os documentos da última reposição, antes de abrir a próxima temporada de contratação.
As linhas mais úteis do registro são as saídas que uma decisão diferente poderia ter evitado, cada uma com essa decisão ao lado. Com elas, a conversa com o gerente antes da próxima safra pode ser sobre se as pessoas saíram pelo salário, pela escala ou pelo tratamento, e não sobre se 200% é muito. Para os outros registros e decisões de quem administra uma fazenda, comece pela página de gestão de fazendas deste site; nos artigos sobre pessoas há mais sobre contratar, pagar e manter gente na equipe.