O custo mensal de um posto de trabalho, somando salário, encargos e benefícios, é um número que você já tem na folha. Na fazenda de algodão do exemplo, no oeste da Bahia, o posto de tratorista custa R$ 5.000 por mês. Quando o tratorista sai, repor o posto custa quase quatro meses desse valor, R$ 18.640 no exemplo, e só R$ 3.100 chegam como nota ou formulário. Sete itens formam o total, e os dois maiores são tempo que ninguém cobra como reposição. Preencha uma ficha de uma página da última pessoa que saiu, com a folha, a pasta da saída e um calendário, e você saberá quanto essa saída custou.
O que entra no custo de repor um tratorista?
Sete itens. Três deixam papel: a rescisão, o anúncio e a admissão. Quatro são tempo: as horas do dono nas entrevistas, os dias do tratorista mais antigo ensinando o novato, os dias com o posto vazio e os meses lentos do novato. No exemplo, os números são inventados, de uma fazenda de algodão no oeste da Bahia.
Ninguém cobra os 20 dias vazios nem os meses lentos como reposição. A hora extra cai na folha como hora extra comum, e o novato recebe salário inteiro. Essas duas linhas somam R$ 13.100, 70% do total. Os três papéis somam R$ 3.100, 17%.
Some as mesmas sete linhas para a última saída da sua fazenda, com os seus números.
Por que os dois maiores itens não aparecem nos meus livros?
Porque nenhum lançamento leva a palavra reposição na hora em que o dinheiro sai. Nos dias vazios, a hora extra vai para a folha como hora extra. Quando o novato começa com uma fração do rendimento antigo, a folha parece a do mês anterior. Nenhuma nota chega, e por isso parece que nada foi gasto. Bahn e Sanchez Cumming revisaram 31 estudos de caso dos EUA para o Washington Center for Equitable Growth, um centro de pesquisa econômica. Elas concluíram que muitas empresas não sabem quanto a rotatividade alta custa ou subestimam esse valor.
A medição mais detalhada vem de um hospital, não de uma fazenda. Ruiz e duas colegas acompanharam por quatro meses a reposição da equipe de enfermagem de um hospital de ensino brasileiro e precificaram cada etapa. Nesse tempo saíram 38 profissionais, entraram 76, e o total chegou a R$ 314.605,62. Três itens formaram 96% dele: os meses lentos dos contratados, as vagas abertas e a queda de rendimento de quem estava saindo. Os outros quatro, seleção e contratação, orientação e treinamento, recrutamento e o desligamento, formaram 3,8%.
Dos três, a folha já guarda as vagas abertas, com outro nome. Os autores encontraram que 85,1% dessa linha era hora extra dos colegas que ficaram, e 14,9% contrato temporário. Os dois estão no papel, e nenhum é arquivado como custo de repor alguém. Depois de uma saída, coloque a hora extra do mês seguinte ao lado de um mês em que ninguém saiu e escreva a diferença como parte daquela reposição.
O custo também começa antes do aviso. No hospital, a queda de rendimento de quem estava saindo foi 3,1% do total. Billikopf e González, que estudaram leiteiras da Califórnia, descrevem trabalhadores que “quit and stayed”, ou seja, saíram e ficaram: estão no posto, com a cabeça em outro lugar.
Hospital não é fazenda, e a saída é onde mais diferem. Os autores não mediram o exame médico do desligamento, o registro, a documentação nem as audiências na Justiça do Trabalho, então a linha de desligamento deles, 0,1%, deixa tudo isso de fora. Na fazenda o lado do papel é maior, 17% no exemplo. A ordem continua: os meses lentos do novato e o posto vazio seguem sendo os dois maiores itens.
Quanto custam os dias vazios e a partida lenta do novato?
O posto fica vazio no dia em que alguém sai, antes de qualquer contratação. Duda e Žůrková, num estudo de uma universidade agrícola tcheca, enunciam a regra: quanto mais tempo o posto fica sem substituto, maior o custo da saída. Numa leiteira nenhum mês é calmo, porque as vacas são ordenhadas todo dia, e Billikopf e González escrevem que alguém precisa fazer o trabalho até o trabalhador ser reposto. Na lavoura de algodão, os mesmos dias custam mais dentro da janela de plantio ou de colheita.
O período de aprendizado é o tempo em que o novato faz menos que quem saiu. Duda e Žůrková contam a perda de rendimento duas vezes, uma na cobertura temporária e outra na chegada do novo. O dia em que o substituto começa separa as duas, e nenhum dia entra nas duas. A tabela deles compara três formas de cobrir o posto nos três primeiros meses.
Coberto com hora extra de gente que já conhece o posto, a perda é um quarto de mês de trabalho. Coberto com temporário ou com o novato, é um mês e meio, seis vezes mais. O que separa os dois casos é uma escolha feita na primeira semana depois da saída, quando ninguém está pensando em custo.
A segunda armadilha são as horas de quem ensina. No hospital, a linha dos contratados tinha duas partes, e a maior era o tempo de quem os orientava: 64,4%, contra 35,6% de trabalho que os contratados não entregaram. No exemplo, os oito dias do tratorista mais antigo ficam na linha própria de treinamento, e a linha dos meses lentos guarda só o trabalho que o novato deixou de fazer. Conte os dias de quem ensina uma vez, numa linha só.
Meu total é alto ou baixo perto dos números publicados?
Os números publicados variam muito, e quase nenhum vem de fazendas. O Washington Center for Equitable Growth reuniu 31 estudos de caso, de setores que vão da saúde à indústria. A rotatividade custou 39,6% do salário anual do posto na média e 23,5% na mediana, numa faixa de 2% a quase 150%. Duda e Žůrková chegam a uma vez e meia o salário anual, e Billikopf e González registram que especialistas em trabalho falam em cerca de 150%.
Confira por quanto cada número foi dividido. Os publicados são fração do salário anual. Os 31,1% do exemplo são fração do custo anual do posto, R$ 60.000 (12 meses a R$ 5.000), que é um número maior, e por isso o mesmo dinheiro dá uma fração menor. Depois confira o que foi somado. Duda e Žůrková contam só os custos da saída e deixam de fora o recrutamento do substituto, então o número deles e a revisão dos EUA contam coisas diferentes.
Use os números publicados como uma faixa do que outros encontraram, nunca como meta. O seu total vale mais ao lado do próximo que você registrar.
O que escrevo primeiro, e o que o total muda?
Escreva a ficha da última pessoa que saiu. Leva uma hora com a folha, a pasta da saída e um calendário, e a lista de seis passos diz o que entra nela. Com o total pronto, divida-o por doze.
Esse número vale para quem você contrataria de novo. Billikopf e González notam que uma saída voluntária pode ser a chance de contratar alguém mais qualificado sem precisar demitir. Por isso escreva ao lado do nome se você contrataria a pessoa de novo hoje. Se a resposta for não, o custo continua real, mas a decisão é outra: encurtar os dias vazios e o período de aprendizado em vez de pagar para segurar.
Os motivos de saída são poucos e antigos. Em 2009, 114 trabalhadores de leiteiras em três condados da Califórnia descreveram 222 saídas anteriores. Remuneração e benefícios foi o motivo principal em 29%. Horários e folgas, moradia e transporte e relação com a gerência somaram 27% juntos.
A ficha vale mais que o total que ela traz, porque mostra para onde o dinheiro foi. Duas fazendas com o mesmo custo podem tê-lo por motivos opostos: uma por um posto que nunca teve pressa de preencher, a outra por um período de aprendizado que ninguém encurtou. O que conserta um não adianta nada para o outro. Escrever uma decisão e colocá-la ao lado do que aconteceu é também o hábito em que o resto da gestão de fazendas se apoia.
Para contar quantas vezes você paga esse custo num ano, veja quanto a rotatividade custa na fazenda, onde você multiplica as saídas do ano pelo total desta ficha. Decidir antes de alguém sair como cada posto será preenchido encurta os dias vazios, e o artigo sobre o processo de contratação escrito trata de escrever esse plano. Uma lista do primeiro dia, uma folha assinada com o que o novato recebe no primeiro dia, encurta o período de aprendizado. A calculadora de custo de contratação e desligamento soma os itens para você, e a seção de pessoas da biblioteca tem mais sobre a gestão de trabalhadores da fazenda.