Às 5h40 da segunda-feira, 12 de janeiro, o gerente de uma fazenda de arroz irrigado em Formoso do Araguaia, no Tocantins, lê a mensagem do capataz: febre, não vai trabalhar. Só ele sabe abrir e fechar as comportas dos tabuleiros na ordem certa, e ninguém mais fez isso sozinho. O gerente paga um irrigador por um dia e quatro ajudantes parados esperando. Neste exemplo (valores inventados, calculados adiante) a manhã custa R$ 890 em diária e hora parada. Na mesma tarde, o gerente lista as tarefas críticas da fazenda, marca quem faz cada uma sozinho e escolhe e treina um substituto para cada tarefa que só uma pessoa faz.
Na maioria das fazendas o serviço fica em poucas mãos. No Brasil, o produtor rural e os parentes dele eram 73,5% das pessoas ocupadas nos estabelecimentos agropecuários, 11.101.533 pessoas em 2017, segundo o Censo Agro do IBGE. A média era de 2,97 pessoas ocupadas por estabelecimento. Enquanto quem sabe a tarefa aparece, nada quebra, e a dependência fica fora da vista. Uma tarefa crítica, aqui, é a que para parte do serviço se ninguém a fizer por um dia. Substituto é quem já fez essa tarefa sozinho, com os passos no papel e a chave na mão.
Como ver quais tarefas dependem de uma pessoa só?
Comece pelas funções da fazenda, uma por linha num rascunho, com o nome de quem ocupa cada uma e a data em que começou. Marque toda função sem nome e todo nome que aparece em duas ou mais funções sem as quais a fazenda não anda. Data de início antiga sem ninguém que possa assumir quer dizer que uma pessoa faz a função sozinha há anos, e boa parte do que ela sabe pode nunca ter sido escrita. As tarefas críticas dentro dessas funções viram as linhas do quadro de cobertura.
Coloque as tarefas críticas no lado esquerdo do quadro, uma por linha, e todos os que trabalham na fazenda no alto, um por coluna. Você e sua família entram também, como qualquer empregado. Em cada quadrinho, marque quanto aquela pessoa faz aquela tarefa hoje. A tabela traz as quatro marcas e o que cada uma quer dizer.
| Marca | O que a pessoa faz com esta tarefa | O que isso quer dizer para cobrir a tarefa |
|---|---|---|
| Vazio | Não sabe fazer | Esta pessoa não cobre a tarefa |
| Com ajuda | Faz com alguém ao lado, não sozinha | Ainda não é substituto: precisa de alguém que saiba a tarefa ao lado dela |
| Sozinho | Faz do começo ao fim, sem ninguém conferindo | Esta pessoa pode assumir, mas a tarefa só está coberta quando pelo menos duas pessoas estão marcadas “sozinho” ou “ensina” |
| Ensina | Faz e sabe treinar outra pessoa | Esta pessoa pode assumir e pode treinar o próximo substituto |
Em seguida, circule toda linha em que no máximo uma pessoa está marcada “sozinho” ou “ensina”. Essas tarefas dependem de uma pessoa ou de ninguém. A linha sem nenhuma marca é a mais exposta, porque hoje ninguém faz aquela tarefa sem ajuda.
Se o dono concentra a maior parte das tarefas, o conserto mais longo é um plano de sucessão escrito, em que você escreve, com datas, quem assume cada decisão.
Quando um nome no quadro conta como substituto?
Quando a pessoa já fez a tarefa sozinha, com os passos escritos e a chave na mão. O nome no fim de uma linha circulada quer dizer que aquela pessoa poderia aprender a tarefa, não que ela já sabe o que sabe quem faz a tarefa hoje. A anotação no fim de cada linha circulada diz o que o substituto ainda precisa.
Comece pelo saber e pela prática, que se separam. Quem acompanhou por meses a abertura das comportas pode saber cada passo e nunca ter feito o turno sozinho. Um bom tratorista mandado ao secador de grãos por um dia pode operar a máquina e não saber a umidade do grão em que parar. A pessoa marcada “com ajuda” costuma ter falta de um dos dois, e importa qual. Para passar alguém a “sozinho”, mande a pessoa fazer a tarefa ao lado de quem sabe, enquanto você observa e diz o que mudar a cada vez.
Depois vêm os passos no papel. Igoa-Iraola e Díez revisaram como empresas passam o saber do trabalho para quem chega depois. Eles descrevem o conhecimento tácito como algo profundamente embutido na pessoa, que reflete o jeito pessoal de trabalhar, diferente do conhecimento explícito, que se pode escrever. Na fazenda, isso é saber quando o solo secou o bastante para entrar, ou qual comporta emperra. Quem sabe a tarefa escreve o que dá para escrever, ou explica cada passo em voz alta enquanto faz a tarefa uma vez, e você anota. Phil Tocco, da Michigan State University Extension, estabelece como meta que um empregado novo possa seguir os passos e render quase como um empregado atual.
Por último vem o acesso: a chave ou a senha que a tarefa pede, como a chave do tanque de diesel ou o login do computador do escritório. Um substituto que sabe a tarefa mas não abre o tanque continua sem poder fazê-la. Se você mantém uma lista de quem tem acesso a quê, confira-a em cada linha circulada.
Quais tarefas valem as horas de treino?
Só as linhas circuladas. Treinar custa horas: quem aprende deixa o próprio serviço e quem ensina desacelera, numa semana que já falta hora. E ninguém pode contar que o treino aconteça sozinho. Numa pesquisa com empregados de doze grandes leiterias dos EUA que se ofereceram para o estudo, Durst e três coautores acharam que 11% disseram nunca ter sido treinados e 36% só quando começaram. Essas fazendas escolheram participar, então não representam todas as leiterias.
Uma tarefa que três pessoas já fazem sozinhas não precisa de nada. Entre as linhas circuladas, comece pela que mais pararia o serviço no dia em que quem a faz falta. Ginger Fenton, da Penn State Extension, conversou com donos de fazendas de leite sobre planos de emergência. Entre as opções para cobrir tarefas com pouca gente estavam treinar empregados em mais de uma função e ter ajudantes reservas prontos. Pelo quadro você vê a quais tarefas isso se aplica.
O cálculo abaixo dá o preço do exemplo, contando toda hora de treino das duas pessoas como custo.
Como cobrir cada posto durante a semana?
A escala é onde a cobertura decidida vira quem está em cada posto nesta semana. Escreva uma linha por posto, quem faz o posto em cada dia e turno, e ao lado o substituto, alguém marcado “sozinho” ou “ensina” no quadro para as tarefas daquele posto. O nome na escala só cobre quando a pessoa sabe fazer o posto. Confira se a pessoa foi mostrada ao serviço e recebeu a orientação de segurança dele; se você guarda um registro de quem recebeu qual orientação de segurança, olhe lá.
Escreva também a regra da falta: a quem avisar e com quanta antecedência. Afixe a escala onde a equipe passa, não na gaveta. Se você já mantém uma janela para cada operação, o começo mais cedo e o fim mais tarde de cada serviço, a janela diz quando o trabalho tem de acontecer. A escala diz quem está lá para fazer.
Quando ninguém está escalado para cobrir, as horas que faltam não somem. Elas caem em quem está presente. Elliott e seis coautores revisaram jornada e lesão em agricultura, silvicultura e pesca. Relatam que o setor tem a maior taxa de lesão fatal entre todos os setores nos EUA, 23,4 por 100.000 trabalhadores de tempo integral. Um estudo de gado de corte em Kentucky que eles reuniram se baseia no que operadores e empregados relataram. Nele, a chance de lesão com gado do operador principal era cerca de duas vezes maior com 40 horas por semana ou mais. Quantas horas são seguras ou legais é pergunta para a lei trabalhista, não para a escala.
O que escrever primeiro, e em quanto tempo?
Escreva hoje a lista de funções. O quadro leva uma tarde, com papel ou planilha e sem programa especial, e a escala leva mais uma hora. Depois escreva duas datas no quadro e na escala, o dia em que os preencheu e o dia em que vai revisá-los. Uma marca só vale enquanto a pessoa continua fazendo a tarefa. “Sozinho” era verdade na última vez em que a pessoa fez, e quem passa meses sem fazer uma tarefa perde a mão, então veja a pessoa fazer uma vez antes de confiar numa marca antiga. Um nome no fim da linha não treina ninguém: até essa pessoa chegar a “sozinho”, a tarefa continua dependendo de uma pessoa só.
Leia o quadro para ver como o serviço está coberto, não para avaliar pessoas. Linha com um nome só costuma querer dizer que a tarefa caiu numa pessoa ao longo dos anos, não que as outras sabem menos, então deixe salário e opinião fora dele.
Quem cobre o quê é uma das escolhas sobre como o trabalho é repartido na fazenda, e pertence à gestão de fazendas tanto quanto o planejamento do ano. As outras escolhas sobre pessoal estão na seção de pessoas da biblioteca.