Um pomar de maçã em São Joaquim (SC), com 12 trabalhadores, perdeu 5% das horas que eles deviam trabalhar: 576 horas em 24 semanas. Colhedores temporários para cobrir essas horas custam R$ 9.216, a R$ 16 a hora (valor inventado). Se poucas faltas longas causaram a perda, o dinheiro tapa o buraco e a causa continua no serviço. A taxa não diz qual foi o caso. Antes de contratar, separe a taxa em quantas vezes as pessoas faltaram e quanto durou cada falta, e escreva as faltas mais longas e suas causas numa ficha.
A calculadora de absenteísmo faz a conta com a sua folha de ponto. A ficha, chamada aqui de ficha de faltas, guarda o que a calculadora não calcula. São o período medido, o que contou como falta, as faltas mais longas com suas causas e os serviços que só uma pessoa faz.
Como calculo a taxa de faltas da minha fazenda?
A taxa de faltas é o número de horas perdidas em faltas dividido pelo de horas programadas, que são as horas que a equipe devia trabalhar no período. No pomar, 12 trabalhadores com 40 horas por semana durante 24 semanas dão 960 horas por pessoa e 11.520 horas para a equipe. Com 576 horas perdidas, a taxa é de 5%, ou 48 horas perdidas por trabalhador.
O que conta como falta é uma escolha que você faz antes de contar. A Organização Internacional do Trabalho (OIT), agência das Nações Unidas para o trabalho, define horas de ausência como as horas contratuais de trabalho que não foram efetivamente trabalhadas num período curto de referência. Sem contrato, vale o número de horas normalmente trabalhadas e não trabalhadas.
Os motivos da lista da OIT vão de doença e acidente até mau tempo, feriados públicos ou outros, ou outro motivo. A sua conta não precisa de tudo, porque chuva e feriado você não consegue consertar. Escreva o que deixou de fora antes de calcular. Do contrário, a escolha vira defesa do número que saiu.
A escolha muda o resultado. Num estudo com 782 trabalhadores da área de serviços de uma petroleira brasileira, acompanhados por três anos, a licença média durou 6,6 dias com as licenças-maternidade. Tiradas elas, caiu para 5,64 dias. São quase 15% a menos, sem que nada mudasse na equipe.
Divida pelo tempo programado, e não pelo tempo pago ou pelos dias do calendário. Um período com mais dias programados dá taxa menor para as mesmas faltas. Compare períodos do mesmo tipo, porque oito semanas de pico da colheita e oito de entressafra não medem a mesma coisa.
Os mesmos 5% podem ter dois formatos. A taxa é quantas vezes as pessoas faltaram vezes quanto durou cada falta, dividido pelas horas programadas. O pomar A tem 4 faltas por trabalhador de 12 horas cada, ou 48 horas, e 48 sobre 960 é 5%. O pomar B chega aos mesmos 5% com 6 faltas de 96 horas.
| O que foi contado | Pomar A | Pomar B |
|---|---|---|
| Faltas registradas | 48 | 6 |
| Faltas por trabalhador da equipe | 4 | 0,5 |
| Duração média de uma falta | 12 horas, um dia e meio | 96 horas, doze dias de trabalho |
| Trabalhadores que faltaram ao menos uma vez | 9 de 12 | 4 de 12 |
| Faltas de cada um desses trabalhadores | 5,33 | 1,5 |
| Taxa de faltas | 5% | 5% |
Antes de contar qualquer outra coisa, escreva o que você conta como falta e o que deixa de fora.
Pesam mais as faltas curtas ou as longas?
Três conjuntos de registros reais mostram como os dois padrões podem ser diferentes. Nenhum vem de pomar. Dois são de cana, em que o serviço corre contra o prazo da colheita como na lavoura, e um é do pessoal de serviços de uma petroleira.
| De onde vieram os registros | Quantas faltas por trabalhador | Quanto durou cada uma |
|---|---|---|
| 1.230 atestados de 400 trabalhadores rurais da cana no oeste paulista, em nove meses | cerca de três por trabalhador | três quartos deles de um dia só |
| 9.443 registros de falta de uma agroindústria açucareira peruana com 3.150 trabalhadores, em dois anos | cerca de três por trabalhador | 4,24 dias em média; as 6,64% mais longas (dez dias ou mais) deram 27,3 dias em média |
| 2.564 licenças médicas de 782 trabalhadores de serviços de uma petroleira brasileira, em três anos | 3,3 por trabalhador; 69,3% dos trabalhadores tiveram ao menos uma | 6,6 dias em média; as cinco licenças por doença causada pelo trabalho somaram 837 dias |
O estudo da cana, publicado em 2014 por Aline Ceccato e colegas na revista Cadernos de Saúde Pública, é o caso mais claro do padrão curto. Os autores registram que “75% dos atestados foram de um dia”. Nenhuma dessas faltas chamaria atenção sozinha, e juntas eram três quartos dos atestados.
O estudo peruano, publicado em 2018 por Wilfor Aguirre Quispe e um colega na revista Horizonte Médico, mostra o que poucas faltas longas fazem num registro quase todo curto. Os autores chamam de prolongada a falta de dez dias ou mais. A falta média durou 4,24 dias, e só 6,64% foram prolongadas, com média de 27,3 dias.
O estudo da petroleira separou as licenças por causa. Das 2.546 licenças com dados completos, 2.447 (96,11%) foram classificadas pelos médicos da empresa como doença não ocupacional com afastamento de até 15 dias. Cinco licenças foram por doença causada pelo trabalho e somaram 837 dias de trabalho, cerca de 167 dias cada (837 divididos por 5, conta nossa).
Conte as faltas e os dias perdidos em duas colunas separadas, para as poucas longas não se esconderem atrás das muitas curtas.
Por que a mesma taxa pede consertos diferentes?
Muitas faltas curtas costumam apontar para a escala e para como a pessoa vive o serviço. Um estudo de 2019 de Tesfaye Mekonnen e colegas na revista BMC Research Notes entrevistou 444 trabalhadores de fazendas de flores na Etiópia. Ter trabalhado doente foi o fator mais ligado à falta por doença depois, com cerca de três vezes mais chance, e a insatisfação com o serviço veio com cerca de 1,6 vez.
Os autores dão uma razão: trabalhar doente pode piorar a saúde e levar a faltas repetidas depois, por falta da recuperação necessária. Isso aponta para uma equipe dimensionada de modo que uma pessoa possa faltar, e para folgas marcadas no calendário antes que as faltas venham de surpresa.
Poucas faltas longas costumam apontar para o serviço. No estudo peruano, os fatores mais ligados à falta prolongada foram acidente de trabalho, atividade física de moderada a intensa com carregamento de peso e horários de trabalho atípicos. Quanto peso o serviço pede, como os turnos giram e o que leva a um acidente são decisões que alguém tomou sobre o trabalho.
Os autores da cana acrescentam que outros estudos ligaram a alta incidência de falta por doença nos músculos e nas articulações ao “sistema de pagamento por produção, caracterizado por altas cargas de trabalho sem pausas”. O pagamento por produção paga pela quantidade colhida e não pela hora. Para os autores, os achados deles concordam com isso.
Os dois padrões também se ligam. Na petroleira, a maioria das licenças por doença causada pelo trabalho foi antes registrada com o mesmo diagnóstico, ou um equivalente, como doença não ocupacional. Num caso, o reconhecimento só veio “após o décimo quinto episódio com diagnósticos iguais ou semelhantes”.
Por isso as faltas curtas apontam para a escala só enquanto se espalham entre pessoas e queixas diferentes. Quando um trabalhador volta várias vezes com a mesma dor, pode estar começando uma falta longa, e o substituto temporário já não resolve.
Para ver qual é o seu caso, conte quantas pessoas diferentes faltaram. Na petroleira, 69,3% dos trabalhadores tiveram ao menos uma licença. Dos 72 trabalhadores com mais de 50 dias de ausência, 27 tiveram dez licenças ou mais. Dos 109 com até três dias, 79 tiveram uma só.
Os autores resumem: quanto mais licenças, mais tempo fora. Em duas equipes de 30, três pessoas com dez faltas cada e trinta pessoas com uma falta cada dão 30 faltas. Na primeira o problema são três pessoas, e na segunda está espalhado pela equipe inteira.
Ordene os atestados por queixa e por pessoa, e marque quem volta com a mesma queixa.
Quanto custa uma hora perdida na colheita?
O instinto comum é valorar a hora perdida pelo salário-hora, e na fazenda isso subestima. Zhang e colegas estudaram empresas canadenses, não fazendas, em 2017, na revista Health Economics Review, e acharam que a perda de produtividade por falta passa do salário no trabalho em equipe, sobretudo nas empresas pequenas. Trabalho em equipe é o que depende do resto da turma.
Os autores explicam por que a operação pequena é a mais exposta: empresa grande contrata gente extra para manter a produção quando um colega falta, e a pequena talvez não tenha como pagar isso.
Eles citam também um modelo econômico, e não uma medição em fazendas, com duas condições comuns na fazenda. Uma é o serviço em equipe que depende de quem sabe fazer e é difícil de substituir. Ali, o valor da produção perdida com a falta passa da diária de quem faltou. A perda, diz o modelo, pode chegar ao total produzido pela equipe. A outra é o prazo, porque a falta custa mais que o salário quando a empresa paga multa por não cumprir a meta.
Fazenda quase não paga esse tipo de multa, mas a colheita funciona igual: o serviço que não saiu enquanto o tempo deixava custa parte da safra. Nas duas condições, a perda diminui se aparecem substitutos baratos ou muito parecidos com quem faltou.
A mesma hora perdida vale pouco num mês parado e mais na terceira semana de colheita, e as faltas não caem por igual. No registro da cana, os atestados por doenças dos músculos e das articulações foram “mais frequentes no fim da safra do que na entressafra”.
Conte os serviços da sua fazenda em que ninguém mais pode entrar. Essa conta diz mais que o salário-hora sobre se um dia de falta custa um dia de pagamento ou parte da colheita.
O que escrever primeiro na ficha de faltas, e em quanto tempo?
Reserve uma hora com a folha de ponto do período que acabou e, se você guarda, com os atestados. Sem atestados, a folha de ponto já tem quantas vezes e quanto tempo. Digite os números na calculadora e copie os resultados para o alto da ficha: a taxa, as faltas por trabalhador, a duração média e quantos trabalhadores faltaram.
As seis linhas abaixo são o que a calculadora não calcula. As faltas entram na ficha por semana e não por nome, porque a ficha serve para consertar a organização do trabalho e não é arquivo sobre ninguém. Os nomes ficam só ao lado dos serviços que ninguém mais cobre.
Taxa que cai nem sempre é boa notícia. Se cai porque o trabalhador tem medo de ficar em casa doente, o custo só foi adiado, e o resultado etíope sobre trabalhar doente sugere que ele volta como mais dias de falta. Não existe taxa-alvo, então compare com o seu período anterior.
Com a ficha pronta, a pergunta seguinte é quanto a rotatividade custa, que tem artigo e calculadora próprios.
Se você tem um organograma da fazenda, escreva ao lado de cada serviço quem pode entrar no lugar. Se ainda não tem, a lista de serviços de uma pessoa só desta ficha já é um começo. Estes artigos fazem parte dos artigos sobre gestão de pessoas, e comparar este período com o anterior é um hábito em que o resto da gestão de fazendas também se apoia.