O registro de apoio à comunidade é uma tabela do que a fazenda deu à comunidade em doze meses, uma linha por item. Embaixo dela ficam três linhas que dizem quem pode dizer sim ao próximo pedido, e até que limite. O produtor rural escreve a tabela com papéis que a fazenda já guarda. Na fazenda do exemplo, uma pecuária de corte em Alegrete, na Fronteira Oeste do Rio Grande do Sul, saíram R$ 8.280 num só março, em valores inventados. Desses, R$ 2.880 foram horas de máquina, diesel e hora paga, anotados só como trabalho comum. Nesta semana, liste os últimos doze meses pelas GTAs, pelo registro do horímetro e pelo controle de combustível, e depois escreva as três linhas.
O que conta como saída da fazenda?
Horas de máquina, diesel e a hora paga de um empregado contam, junto com animais, produção e dinheiro. A Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO) publicou em 2014 diretrizes de sustentabilidade para empresas de alimentos e agricultura. Elas definem investir numa comunidade como usar tempo, pessoas e dinheiro para atender a uma necessidade dela. O tempo e as pessoas estão nessa lista ao lado do dinheiro.
Na fazenda do exemplo, quatro pedidos saíram da porteira em março. Em 3 de março, a patrola, máquina que nivela estrada de terra, passou quatro horas na estrada por onde passa o ônibus da escola. Em 12 de março, um boi gordo foi para o churrasco de arrecadação da escola. Em 19 de março, a fazenda encheu com 200 litros de diesel o caminhão-pipa da brigada voluntária de incêndio do distrito. Em 26 de março, o operador da pá-carregadeira passou quatro horas, pagas, num incêndio de pasto no vizinho. Quem atendeu o telefone decidiu cada um, e ninguém anotou quem. Cada um deixou rastro num papel diferente: o registro do horímetro (o contador de horas de trabalho da máquina), a GTA, o controle de combustível e a escala de trabalho.
Liberar o operador por quatro horas gasta quatro horas pagas do mesmo jeito que emprestar uma carreta gasta a carreta. A pergunta é a mesma para os dois: quem na fazenda pode dizer sim, e por quanto tempo. As diretrizes da FAO também listam, entre os sinais de que um investimento funciona, registros de vários impactos positivos. Para a fazenda, a palavra que importa é registros: lançamentos datados, não boa fama.
Onde acho os lançamentos do ano passado?
Em três lugares: nos papéis que alguém de fora exigiu, nos controles da própria fazenda e na memória de quem atende a porteira. Abaixo estão as cinco colunas e de onde vem cada uma.
| Coluna | O que entra | Onde achar os lançamentos do ano passado |
|---|---|---|
| Data | O dia em que a coisa saiu de fato, não o dia em que foi prometida | A GTA, o controle de combustível, a escala de trabalho, a mensagem que trouxe o pedido |
| O que saiu | Item, quantidade e unidade: um boi gordo, quatro horas de patrola, 200 litros de diesel, quatro horas pagas | O registro do horímetro, o controle de combustível, a escala, quem dirigiu ou foi |
| Quem recebeu | Um nome, não uma categoria: a escola, a brigada, o vizinho pelo nome | Quem na fazenda atendeu o pedido |
| Quem disse sim | O nome de quem na fazenda concordou | Em lugar nenhum ainda, e esta coluna existe para resolver isso |
| Valor | Quantidade vezes o preço ou o custo que a fazenda já anota | A planilha de preços, a planilha de custos e a folha de pagamento |
Os animais deixam o melhor rastro. A Instrução Normativa 70/2020 do Ministério da Agricultura aprova o modelo da Guia de Trânsito Animal (GTA), usado em todo o país para o trânsito de animais vivos. A guia traz a finalidade do trânsito. Separe as GTAs dos últimos doze meses que não foram venda.
Horas e litros estão no registro do horímetro, no controle de combustível e na escala de trabalho. Esses papéis dizem quantas, não para onde foram. Só quem atendeu o pedido sabe, e por isso o diesel que saiu sem anotação aparece depois como uma diferença que ninguém explica, como descreve o artigo sobre combustível comprado contra horas trabalhadas.
A memória fica curta. Num estudo de 2016 na Tanzânia, Arthi e três economistas compararam o trabalho agrícola que as famílias contaram de memória, uma vez, no fim da safra, com o contado toda semana. As famílias que lembraram de uma vez listaram menos pessoas trabalhando e menos lavouras, e até quatro vezes mais horas por pessoa e por lavoura. O estudo trata de trabalho familiar na roça, não do que sai pela porteira. A lição vale do mesmo jeito: reconstrua o ano com as duas ou três pessoas que atendem a porteira e o telefone, e não sozinho no escritório.
Parte do ano pode já estar no papel de quem recolheu. Um estudo de 2022 analisou um programa de aproveitamento de sobras de lavoura na região de Kansas City, que recolhe o excedente dos produtores para organizações de resgate de alimentos. Os produtores que participaram concordaram que a equipe do programa registrava corretamente as doações deles. Pergunte a qualquer organização que recolheu algo na sua fazenda quanto ela anotou.
Que valor vai em cada linha?
O preço que a fazenda já anota, e nenhum outro. Um preço inventado para a ocasião parece número e é opinião. Para o que a fazenda vende, como o boi, use o preço da série de preços anotada. Para o que compra, como o diesel, use a planilha de custos. Para a hora de um empregado, use o salário que a fazenda já paga. Onde não der para reconstruir o valor, mantenha o item e a quantidade, deixe a célula do dinheiro vazia e escreva ao lado a data e o motivo.
Com o total de doze meses na mão, você mede o próximo pedido contra o que já saiu. Sem ele, diz sim até doer e depois diz não ao próximo que ligar, por motivos que nada têm a ver com quem ligou.
Quem pode dizer sim, e até que limite?
Um cargo, não uma pessoa, e um segundo cargo para quando o primeiro não está. Uma regra que duas pessoas aplicam de modos diferentes são duas regras, e a turma do campo costuma notar antes do escritório. Escreva o cargo como aparece no organograma da fazenda, o desenho de quem responde a quem. Depois escreva o substituto, que atende quando o primeiro está na cidade, porque pedido que chega às duas da tarde não espera.
Os pedidos raramente chegam numa reunião. Harvey e colegas entrevistaram 28 produtores perto de Kansas City, e um deles contou que recebe mais de 100 ligações por dia na safra, hora ruim para decidir o que a fazenda pode ceder. Três linhas embaixo da tabela resolvem isso antes de o telefone tocar:
- Quem pode dizer sim sozinho, e até que valor em dinheiro ou em horas.
- O que sempre precisa de uma segunda pessoa, qualquer que seja o tamanho.
- Onde a linha da tabela é anotada no mesmo dia, na porteira e não num escritório aonde ninguém vai.
Para as horas de um empregado, a primeira linha pede mais duas decisões que só a fazenda toma. Uma é quais chamados de fora justificam liberar alguém, como a brigada de incêndio. A outra é em que dias do ano ninguém sai a não ser em emergência, como o meio da colheita. A Lei 9.608 define o serviço voluntário como a atividade não remunerada prestada a entidade pública ou a instituição privada sem fins lucrativos. Ela não trata de liberar o empregado nas horas de trabalho, e por isso essa decisão fica nas linhas da regra.
Com essas linhas de exemplo, o gerente aprovaria sozinho a patrola, o diesel e as quatro horas do operador. O boi precisaria do dono.
Quanto tempo leva, e o que vem primeiro?
A tabela. Meia manhã com as pessoas que estavam lá reconstrói o ano, e cada saída leva dois minutos depois disso.
No fim do ano, leia a tabela com as três linhas ao lado, decida a quais pedidos a fazenda continua dizendo sim e escreva o nome de quem responde por essa decisão. Manter este registro é o mesmo trabalho de gestão de fazendas que a fazenda já faz com ração e combustível. A seção de sustentabilidade desta biblioteca reúne os outros registros datados que um comprador pode pedir para ver.