El registro del apoyo a la comunidad es una tabla de lo que el establecimiento dio a la comunidad en doce meses, una fila por cada cosa. Debajo van tres líneas que dicen quién puede decir que sí al próximo pedido, y hasta qué límite. El productor agropecuario la escribe con papeles que el establecimiento ya guarda. En el establecimiento del ejemplo, una ganadería de Mercedes, en Corrientes, salieron $ 1.950.000 en un solo marzo, en pesos inventados. De ese total, $ 660.000 fueron horas de máquina, gasoil y horas pagas, anotadas solo como trabajo común. Esta semana, liste los últimos doce meses con los DT-e, el registro del horómetro y la planilla de gasoil, y escriba después las tres líneas.
¿Qué cuenta como algo que salió del establecimiento?
Las horas de máquina, el gasoil y las horas pagas de un empleado cuentan, junto con animales, producción y plata. La Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO) publicó en 2014 directrices de sostenibilidad para empresas de alimentos y agricultura. Definen invertir en una comunidad como usar tiempo, personas y fondos para atender una necesidad de esa comunidad. El tiempo y la gente figuran en esa lista junto a la plata.
En el establecimiento del ejemplo salieron cuatro pedidos en marzo. El 3 de marzo, la motoniveladora, máquina que nivela caminos de tierra, pasó cuatro horas en el camino por donde circula el transporte escolar. El 12 de marzo, un novillo fue al asado de la fiesta de la escuela. El 19 de marzo, el establecimiento cargó 200 litros de gasoil en la autobomba de los bomberos voluntarios del paraje. El 26 de marzo, el operador de la pala cargadora estuvo cuatro horas, pagas, en un incendio de pastizal del vecino. Quien atendió el teléfono decidió cada uno, y nadie anotó quién. Cada uno dejó rastro en un papel distinto: el registro del horómetro (el contador de horas de trabajo de la máquina), el DT-e, la planilla de gasoil y el parte de tareas.
Liberar al operador cuatro horas gasta cuatro horas pagas igual que prestar un acoplado gasta el acoplado. La pregunta es la misma para los dos: quién en el establecimiento puede decir que sí, y por cuánto tiempo. Las directrices de la FAO también incluyen, entre las señales de que una inversión funciona, registros de varios impactos positivos. Para el establecimiento, la palabra que importa es registros: asientos fechados, no buena fama.
¿Dónde encuentro lo que salió el año pasado?
En tres lugares: en los papeles que alguien de afuera exigió, en los controles del propio establecimiento y en la memoria de quien atiende el portón. Abajo están las cinco columnas y de dónde sale cada una.
| Columna | Qué entra | Dónde encontrar lo que salió el año pasado |
|---|---|---|
| Fecha | El día en que la cosa salió de verdad, no el día en que se prometió | El DT-e, la planilla de gasoil, el parte de tareas, el mensaje que trajo el pedido |
| Qué salió | Ítem, cantidad y unidad: un novillo, cuatro horas de motoniveladora, 200 litros de gasoil, cuatro horas pagas | El registro del horómetro, la planilla de gasoil, el parte de tareas, quien manejó o fue |
| Quién lo recibió | Un nombre, no una categoría: la escuela, los bomberos, el vecino por su nombre | Quien en el establecimiento atendió el pedido |
| Quién dijo que sí | El nombre de quien en el establecimiento estuvo de acuerdo | En ningún lado todavía, y esta columna existe para resolverlo |
| Valor | Cantidad por el precio o el costo que el establecimiento ya anota | La planilla de precios, la planilla de costos y los recibos de sueldo |
Los animales dejan el mejor rastro. Para mover animales dentro del territorio argentino, el Senasa exige tramitar el Documento de Tránsito Electrónico (DT-e). Separe los DT-e de los últimos doce meses que no fueron venta.
Las horas y los litros están en el registro del horómetro, la planilla de gasoil y el parte de tareas. Esos papeles dicen cuántas, no adónde fueron. Solo lo sabe quien atendió el pedido. Por eso el gasoil que salió sin anotar aparece después como una diferencia que nadie explica, como describe el artículo sobre el gasoil comprado contra las horas trabajadas.
La memoria se queda corta. En un estudio de 2016 en Tanzania, Arthi y tres economistas compararon el trabajo agrícola que los hogares contaron de memoria, una sola vez, al cierre de la campaña, con el contado cada semana. Los hogares que recordaron de una vez listaron menos integrantes trabajando y menos parcelas, y hasta cuatro veces más horas por persona y por parcela. El estudio trata del trabajo familiar en el campo, no de lo que sale por el portón. La enseñanza vale igual: reconstruya el año con las dos o tres personas que atienden el portón y el teléfono, y no solo en el escritorio.
Parte del año puede estar ya en el papel de quien retiró. Un estudio de 2022 analizó un programa de recolección de excedentes en la zona de Kansas City, que junta lo que sobra a los productores para organizaciones que rescatan alimentos. Los productores que participaron coincidieron en que el personal del programa informaba bien sus donaciones. Pregunte a cualquier organización que retiró algo de su establecimiento cuánto anotó.
¿Qué valor va en cada fila?
El precio que el establecimiento ya anota, y ningún otro. Un precio inventado para la ocasión parece una cifra y es una opinión. Para lo que el establecimiento vende, como el novillo, tome el precio del registro de precios con fuente. Para lo que compra, como el gasoil, tome la planilla de costos. Para la hora de un empleado, tome el sueldo que el establecimiento ya paga. Donde no se pueda reconstruir el valor, deje el ítem y la cantidad, deje vacía la celda del dinero y anote al lado la fecha y el motivo.
Con el total de doce meses en la mano, usted mide el próximo pedido contra lo que ya salió. Sin él, dice que sí hasta que duele y después dice que no al próximo que llame, por motivos que nada tienen que ver con quien llamó.
¿Quién puede decir que sí, y hasta qué límite?
Un puesto, no una persona, y un segundo puesto para cuando el primero no está. Una regla que dos personas aplican de modos distintos son dos reglas, y el personal de campo suele notarlo antes que la oficina. Escriba el puesto como figura en el organigrama del establecimiento, el dibujo de quién responde a quién. Después escriba al reemplazante, que atiende cuando el primero está en el pueblo, porque un pedido que llega a las dos de la tarde no espera.
Los pedidos casi nunca llegan en una reunión. Harvey y colegas entrevistaron a 28 productores cerca de Kansas City, y uno contó que recibe más de 100 llamadas por día en plena campaña, mal momento para decidir qué puede ceder el establecimiento. Tres líneas debajo de la tabla lo resuelven antes de que suene el teléfono:
- Quién puede decir que sí solo, y hasta qué monto de dinero o de horas.
- Qué necesita siempre una segunda persona, sea cual sea su tamaño.
- Dónde se anota la fila de la tabla el mismo día, en el portón y no en una oficina adonde nadie va.
Para las horas de un empleado, la primera línea pide dos decisiones más que solo el establecimiento puede tomar. Una es qué llamados de afuera justifican liberar a alguien, como los bomberos voluntarios. La otra es en qué días del año no sale nadie salvo en una emergencia, como el medio de la cosecha. La Ley 25.054 dispone en su artículo 17 que el empleador, público o privado, considere la actividad del bombero voluntario una carga pública y lo exima de todo perjuicio económico o laboral por sus inasistencias. Esa ley protege al bombero voluntario. Qué otros pedidos de afuera justifican liberar a alguien, y qué días no sale nadie, lo decide el establecimiento en sus líneas.
Con estas líneas de ejemplo, el encargado aprobaría solo la motoniveladora, el gasoil y las cuatro horas del operador. El novillo necesitaría al dueño.
¿Qué se escribe primero y cuánto lleva?
La tabla. Media mañana con las personas que estuvieron ahí reconstruye el año, y cada salida lleva dos minutos después de eso.
A fin de año, lea la tabla con las tres líneas al lado, decida a qué pedidos el establecimiento sigue diciendo que sí y escriba el nombre de quien responde por esa decisión. Llevar este registro es el mismo trabajo de gestión de establecimientos que el establecimiento ya hace con el alimento y el gasoil. La sección de sustentabilidad de esta biblioteca reúne los otros registros fechados que un comprador puede pedir ver.