A las 6:10 del jueves 12 de marzo, el encargado de un establecimiento de cría en Mercedes, Corrientes, lee el mensaje del capataz: tiene fiebre y no viene. Solo él carga la guía de traslado de los terneros, con su usuario y su clave, y sin ella no se puede cargar el camión del comprador, que llega a las 7. Nadie más la cargó nunca sin ayuda. El encargado paga el viaje en falso del camión y la espera de cinco peones. En este ejemplo (valores inventados) esa mañana cuesta $ 630.000. Esa tarde el encargado anota las tareas críticas, marca quién hace cada una sin ayuda y capacita un suplente para cada tarea que hace una sola persona.
En la mayoría de los establecimientos el trabajo queda en pocas manos. Según el Censo Nacional Agropecuario 2018 del INDEC, en el 91% de las explotaciones agropecuarias censadas la gestión cotidiana la lleva adelante directamente el productor agropecuario o miembros de la sociedad. Mientras quien sabe la tarea aparece, nada se rompe, y la dependencia queda fuera de la vista. Una tarea crítica, aquí, es la que frena parte del trabajo si nadie la hace durante un día. Suplente es quien ya hizo esa tarea sin ayuda, con los pasos por escrito y la llave en la mano.
¿Cómo se ve qué tareas dependen de una sola persona?
Empiece por las funciones del establecimiento, una por línea en un borrador, con el nombre de quien ocupa cada una y la fecha en que empezó. Marque toda función sin nombre y todo nombre que aparece en dos o más funciones sin las cuales el establecimiento no anda. Una fecha de inicio antigua sin nadie que pueda asumir quiere decir que una persona hace la función sola desde hace años, y buena parte de lo que sabe puede no haberse escrito nunca. Las tareas críticas dentro de esas funciones pasan a ser las filas de la matriz de cobertura.
Coloque las tareas críticas en el lado izquierdo de la matriz, una por fila, y a todos los que trabajan en el establecimiento arriba, uno por columna. Usted y su familia entran también, como cualquier empleado. En cada casilla, marque cuánto hace esa persona esa tarea hoy. La tabla trae las cuatro marcas y lo que significa cada una.
| Marca | Qué hace la persona con esta tarea | Qué significa para cubrir la tarea |
|---|---|---|
| Vacía | No sabe hacerla | Esta persona no cubre la tarea |
| Con ayuda | La hace con alguien al lado, no sola | Todavía no es suplente: necesita al lado a alguien que sepa la tarea |
| Sin ayuda | La hace de punta a punta, sin que nadie controle | Esta persona puede asumirla, pero la tarea solo está cubierta cuando al menos dos personas están marcadas “sin ayuda” o “enseña” |
| Enseña | La hace y sabe capacitar a otra persona | Esta persona puede asumirla y puede capacitar al próximo suplente |
Después, encierre toda fila en la que como máximo una persona está marcada “sin ayuda” o “enseña”. Esas tareas dependen de una persona o de nadie. La fila sin ninguna marca es la más expuesta, porque hoy nadie hace esa tarea sin ayuda.
Si el dueño concentra la mayor parte de las tareas, el arreglo más largo es un plan de sucesión escrito, donde usted escribe, con fechas, quién asume cada decisión.
¿Cuándo un nombre en la matriz cuenta como suplente?
Cuando la persona ya hizo la tarea sin ayuda, con los pasos escritos y la llave en la mano. El nombre al final de una fila encerrada quiere decir que esa persona podría aprender la tarea, no que ya sabe lo que sabe quien la hace hoy. La anotación al final de cada fila encerrada dice lo que al suplente todavía le falta.
Empiece por el saber y la práctica, que se separan. Quien miró durante meses cómo se vacuna en la manga puede conocer cada paso y no haber hecho nunca el trabajo solo. Un buen tractorista mandado un día a la manga puede manejar el cepo y no saber en qué orden se vacuna y se marca. La persona marcada “con ayuda” suele tener pendiente una de las dos cosas, y importa cuál. Para pasar a alguien a “sin ayuda”, mande a la persona a hacer la tarea al lado de quien la sabe, mientras usted observa y dice qué cambiar cada vez.
Después vienen los pasos por escrito. Igoa-Iraola y Díez revisaron cómo las empresas pasan el saber del trabajo a quienes llegan después. Describen el conocimiento tácito como algo profundamente arraigado en la persona, que refleja su modo personal de trabajar, a diferencia del conocimiento explícito, que se puede escribir. En el establecimiento, eso es saber cuándo el potrero se secó lo bastante para entrar, o qué puerta de la manga se traba. Quien sabe la tarea escribe lo que se puede escribir, o explica cada paso en voz alta mientras hace la tarea una vez, y usted anota.
Phil Tocco, de Michigan State University Extension, fija como meta que un empleado nuevo pueda seguir los pasos y rendir casi como uno actual.
Por último viene el acceso: la llave o la clave que la tarea pide. Puede ser la llave del tanque de gasoil o el usuario y la clave del sistema donde se carga la guía de traslado. Un suplente que sabe la tarea pero no puede abrir el tanque sigue sin poder hacerla. Si usted lleva una lista de quién tiene acceso a qué, revísela en cada fila encerrada.
¿Qué tareas valen las horas de capacitación?
Solo las filas encerradas. Capacitar cuesta horas: quien aprende deja su propio trabajo y quien enseña se atrasa, en una semana que ya viene corta de horas. Y nadie puede contar con que la capacitación ocurra sola. En una encuesta a empleados de doce grandes tambos de EE. UU. que se ofrecieron para el estudio, Durst y tres coautores encontraron que el 11% dijo no haber sido capacitado nunca y el 36% solo al empezar. Esos tambos eligieron participar, así que no representan a todos los tambos.
Una tarea que tres personas ya hacen sin ayuda no necesita nada. Entre las filas encerradas, empiece por la que más trabajo frenaría el día en que falte quien la hace. Ginger Fenton, de Penn State Extension, conversó con tamberos sobre planes de emergencia. Entre las opciones para cubrir tareas con poca gente estaban capacitar a los empleados en más de una tarea y tener ayudantes de reserva listos. La matriz le muestra a qué tareas se aplica eso.
El cálculo de abajo pone precio al ejemplo, contando como costo toda hora de capacitación de las dos personas.
¿Cómo se cubre cada puesto durante la semana?
El cronograma es donde la cobertura decidida pasa a ser quién está en cada puesto esta semana. Escriba una fila por puesto, quién lo hace cada día y turno, y al lado el suplente, alguien marcado “sin ayuda” o “enseña” en la matriz para las tareas de ese puesto. El nombre en el cronograma solo cubre cuando la persona sabe hacer el puesto. Revise que a la persona le hayan mostrado el trabajo y le hayan dado la instrucción de seguridad correspondiente; si usted lleva un registro de quién recibió cuál instrucción de seguridad, mire ahí.
Escriba también la regla de la falta: a quién avisar y con cuánta anticipación. Fije el cronograma donde pasa el personal, no en un cajón. Si usted ya lleva una ventana para cada labor, el comienzo más temprano y el final más tardío de cada trabajo, la ventana dice cuándo el trabajo tiene que hacerse. El cronograma dice quién está para hacerlo.
Cuando nadie está designado para cubrir, las horas que faltan no desaparecen. Caen sobre quien está presente. Elliott y seis coautores revisaron jornada y lesiones en agricultura, silvicultura y pesca. Reportan que el sector tiene la mayor tasa de lesiones fatales entre todos los sectores de EE. UU., 23,4 por 100.000 trabajadores de tiempo completo. Un estudio de ganado de carne en Kentucky que reunieron se basa en lo que operadores y empleados reportaron ellos mismos. En él, las chances de lesión con ganado del operador principal eran cerca del doble con 40 horas semanales o más. Cuántas horas son seguras o legales es una pregunta para la ley laboral, no para el cronograma.
¿Qué se escribe primero, y en cuánto tiempo?
Escriba hoy la lista de funciones. La matriz lleva una tarde, con papel o planilla y sin programa especial, y el cronograma lleva una hora más.
Después escriba dos fechas en la matriz y en el cronograma, el día en que los completó y el día en que los va a revisar. Una marca solo vale mientras la persona sigue haciendo la tarea. “Sin ayuda” era verdad la última vez que la persona la hizo. Quien pasa meses sin hacer una tarea pierde la mano, así que mire a la persona hacerla una vez antes de confiar en una marca vieja. Un nombre al final de la fila no capacita a nadie: hasta que esa persona llegue a “sin ayuda”, la tarea sigue dependiendo de una sola persona.
Lea la matriz para ver cómo está cubierto el trabajo, no para evaluar a las personas. Una fila con un solo nombre suele querer decir que la tarea cayó en una persona con los años, no que las demás sepan menos. Deje el sueldo y las opiniones fuera de ella.
Quién cubre qué es una de las decisiones sobre cómo se reparte el trabajo en el establecimiento, y pertenece a la gestión de establecimientos tanto como la planificación del año. Las otras decisiones sobre el personal están en la sección de personas de la biblioteca.