Escreva a página enquanto não há ninguém sobre quem escrevê-la. Seis blocos cabem numa folha: o que a vaga exige, as etapas da divulgação até a decisão na ordem em que acontecem, quem participa de cada etapa, as três a cinco perguntas que todo candidato responde, onde a vaga é divulgada, e onde as candidaturas ficam guardadas, por quanto tempo e quem pode abri-las. Uma hora e meia, numa semana parada. Requisito escrito com alguém sentado na sua frente não é requisito, é a descrição daquela pessoa.
A vaga costuma abrir do mesmo jeito que abriu da última vez. Alguém sai no mês em que a operação menos pode parar, a busca começa perguntando ao vizinho e perguntando a quem já trabalha na fazenda, e não existe papel dizendo o que a vaga precisa. Cada conversa pesa uma coisa diferente, a decisão fica com quem pareceu melhor na hora, e três meses depois a fazenda descobre que a pessoa não sabia fazer justamente aquilo de que mais precisava. Ninguém consegue apontar a etapa em que isso deveria ter sido perguntado, porque não havia etapas.
Contratar também é onde o papel da sucessão deixa de ser assunto de família. Quando ninguém de dentro da fazenda ocupa uma das decisões que um plano de sucessão escrito manda atribuir, a resposta honesta daquela linha passa a ser contratar alguém, e é aqui que essa resposta vira uma sequência que outra pessoa consegue seguir.
O que precisa existir no papel antes de a vaga ser divulgada
O requisito, separado em duas colunas. O manual de mão de obra da Teagasc, escrito para o empregador rural da Irlanda, pede uma folha do perfil da pessoa ao lado da descrição do cargo, e a define como um resumo importante do tipo de pessoa que você idealmente quer contratar, com qualificação, conhecimento, habilidade e atributos. O modelo divide cada linha entre o que o candidato tem de ter e o que seria bom ter, e o manual dá o exemplo mais direto possível da primeira coluna: se a pessoa vai precisar dirigir até uma área afastada, a habilitação em dia não é negociável.
Essa coluna não nasce com a vaga. Ela é copiada do campo de qualificação da folha que o cargo já tem, que a Penn State define como a descrição da experiência, do treinamento ou da formação necessários para executar o trabalho, mais as exigências físicas que a atividade impõe, e que no mesmo parágrafo alerta contra redação que discrimine por raça, gênero, idade ou origem. Fazenda sem a folha de cargo escrita descreve o posto duas vezes, uma na folha e outra no anúncio, e nada mantém as duas de acordo.
Por que requisito escrito depois de conhecer a pessoa não é requisito
Porque a essa altura você está testando a pessoa contra você mesmo, e não contra o trabalho. O guia AgWorks, da Penn State, dá o exemplo que torna isso concreto: se subir no silo faz parte do serviço, o melhor é descobrir o medo de altura do candidato antes de oferecer a vaga a ele, e não na manhã em que o grão precisa sair.
A etapa do requisito vem antes da etapa da busca nos dois guias daqui que estabelecem uma ordem. A ficha do Pork Information Gateway sobre recrutamento de empregado rural abre por ela, dizendo que é importante determinar exatamente que características o futuro empregado precisa ter para ter sucesso naquele posto, e pedindo ao empregador que anote as licenças e certificações que o trabalho exige antes de qualquer divulgação. O próprio AgWorks coloca o mesmo instrumento nas duas pontas da relação, chamando a folha de cargo de ferramenta para contratar as pessoas certas e para dar retorno de desempenho depois que o empregado já está dentro, que é o que a fazenda perde quando o requisito é improvisado.
A ordem em que as etapas acontecem, e o que cada uma deixa no papel
O requisito primeiro, a pasta por último, e os dois guias concordam com o que fica no meio. O Pork Information Gateway percorre determinar a necessidade, escrever a folha de cargo, divulgar, avaliar as candidaturas, entrevistar, selecionar com conferência de referência, fazer a proposta e guardar o registro. A Teagasc percorre a descrição do cargo e o perfil da pessoa, o anúncio, a avaliação das candidaturas até a data de encerramento, a entrevista com parte prática e a classificação escrita. Escrita numa coluna só, essa é a segunda parte da página, e a fazenda risca a etapa que não faz em vez de inventar uma ordem própria.
| Etapa | O que fica escrito nela |
|---|---|
| 1. Nomear o que a vaga exige | O requisito em duas colunas, copiado da folha de cargo |
| 2. Redigir o anúncio | Título, papel em duas ou três linhas, local, duração, como se candidatar, onde perguntar |
| 3. Divulgar | Os canais, mais de um, e a data de encerramento |
| 4. Ler as candidaturas contra o requisito | Quem sai pela primeira coluna, e por quê |
| 5. Entrevistar | As mesmas três a cinco perguntas, na mesma ordem, com tempo parecido para cada pessoa |
| 6. Ver a pessoa trabalhando | O que o candidato vai ser posto para fazer, e por quanto tempo |
| 7. Escrever a avaliação | Uma página por candidato e uma classificação, antes de alguém dizer em voz alta quem é o preferido |
| 8. Ligar para as referências | As mesmas perguntas a cada ex-empregador, dentro do processo e não depois dele |
| 9. Decidir, propor e avisar os outros | O nome escolhido, a razão e a data |
| 10. Guardar | Onde a pasta fica, por quanto tempo e quem pode abri-la |
O que o empregador rural diz exigir, e o que a conversa nunca alcança
Quase nunca o que é técnico. Pesquisadores da Penn State enviaram um questionário pelo correio a produtores de leite da Pensilvânia em 2003, publicado no Journal of Extension por Kathryn Brasier, Jeffrey Hyde, Richard Stup e Lisa Holden, e perguntaram quais habilidades queriam em cada um de nove postos. O que volta é uma ordem, não uma taxa.
Comunicação foi apontada como desejada ou exigida pela maioria dos respondentes em todos os postos menos um, resolver problema veio junto, e em todos os postos menos dois os dois ficaram acima das duas habilidades que se comprovam com certificado, aplicação de defensivo e inseminação artificial. As duas exceções também têm nome: no encarregado de lavoura, a aplicação de defensivo empatou com comunicação, e no encarregado das novilhas a inseminação artificial ficou acima das duas.
Essa ordem é a única coisa que vale carregar dali. A lista foi montada para alcançar rebanhos de 150 vacas ou mais, a partir de um cadastro do departamento estadual de agricultura e da lista de assinantes de uma revista do setor, 121 produtores devolveram dados válidos e 72 deles tinham empregados, e os autores dizem com todas as letras que as fazendas pesquisadas eram bem maiores que a fazenda de leite média do estado.
Um estado, um ano, e uma amostra escolhida por quem tinha chance de ter mão de obra contratada: aquilo descreve quem respondeu e nunca quem precisa da página. O que aquilo registra mesmo é o que o empregador diz querer, e é justamente esse o ponto. Comunicação e resolver problema são os requisitos que a fazenda nomeia primeiro e sobre os quais depois não faz uma única pergunta, porque ninguém escreve pergunta para eles e todo mundo supõe que vai perceber na conversa.
Por que o candidato que pareceu melhor não é prova de nada
Porque a sensação de ter lido uma pessoa é produzida pela conversa, com ou sem conteúdo dentro dela. Jason Dana, Robyn Dawes e Nathanial Peterson conduziram três estudos publicados na Judgment and Decision Making em 2013, nos quais participantes previam a nota de colegas a partir de informação real de histórico e, para um dos colegas, também de uma entrevista sem roteiro. Numa das condições o entrevistado respondia por meio de um sistema de respostas aleatórias, e o achado é o que vale carregar: os participantes formaram impressões da entrevista com a mesma confiança depois de receber respostas aleatórias e depois de receber respostas verdadeiras, e ter a entrevista levou os participantes a prever pior do que não tê-la.
Dois limites ficam ao lado disso. Eram estudantes prevendo nota de outros estudantes, e não produtor contratando tratorista, então o que atravessa é o mecanismo e não uma taxa que alguém vá obter. E a recomendação dos próprios autores é mais dura que esta página: eles dizem para não usar entrevista sem roteiro nenhuma, enquanto os guias escritos para fazenda mandam dar roteiro a ela. Os dois concordam no ponto que importa aqui: o roteiro precisa existir no papel antes de o primeiro candidato entrar, porque quem não escreveu as perguntas vai perguntando até as respostas fecharem com a impressão que já formou.
As mesmas perguntas, na mesma ordem, com o mesmo tempo
Três a cinco, escritas antes de alguém se candidatar. A ficha do Pork Information Gateway pede ao empregador que prepare uma lista de perguntas comuns a todo candidato, registra que é a preparação que garante que o formato e as perguntas sejam os mesmos para cada candidato, e acrescenta que, sempre que possível, a mesma pessoa, ou as mesmas pessoas, devem entrevistar todo mundo. O AgWorks transforma isso numa pergunta que a fazenda responde sim ou não sobre si mesma: você tem uma lista de perguntas padronizadas e uma escala de pontuação para limitar viés.
A Teagasc monta a lista a partir da folha, e não da imaginação: pede ao empregador que escolha as cinco ou seis áreas importantes em que a entrevista vai focar, a partir da descrição do cargo e do perfil, e que prepare algumas perguntas para cada uma.
Três instruções desse manual merecem estar na própria página, porque são as que somem: reserve tempo parecido para cada pessoa, inclua uma parte prática na seleção, de modo que o candidato seja visto fazendo o serviço, e depois sente e escreva a sua avaliação de cada um, com uma ordem de classificação. Conferir referência é a última etapa e não é cortesia, e a ficha é direta sobre o motivo, dizendo que a recomendação de quem já foi empregador fala por si e colocando essa conferência dentro do processo de seleção, e não ao lado dele.
Onde a vaga é divulgada, e o que o anúncio precisa dizer
Em mais de um lugar, e nunca só de boca em boca. O Pork Information Gateway lista oito caminhos, entre eles o aviso interno, o programa de indicação por empregado, a agência de emprego, o serviço de colocação de escola técnica, a feira de emprego, o site de vaga e o anúncio classificado, e adverte que esforço concentrado de recrutamento costuma funcionar melhor no longo prazo do que espalhar tentativa por grupos aleatórios.
O AgWorks acrescenta o serviço público de emprego, as redes sociais e os sites de vaga, e pergunta se o anúncio explica por que alguém deveria trabalhar com você, que é pergunta diferente de se ele lista tarefas. O serviço público que o guia nomeia é o de um estado americano, então o leitor de outro país anota qual serviço público de emprego existe onde a fazenda está.
O anúncio é curto e não é a folha de cargo. A Teagasc lista o que precisa estar nele: o título da vaga, o papel descrito em duas ou três linhas, o local, a duração do contrato, como se candidatar e onde pedir mais informação. Salário e horário de trabalho são os dois campos que a Penn State marca como opcionais na folha do posto, e o anúncio é onde eles são preenchidos, que é o motivo de a folha sobreviver a três vagas e o anúncio não. Posto novo também é linha de despesa antes de ser pessoa, então ele já devia aparecer no orçamento com a premissa de preço declarada ao lado.
O registro, e a regra que liga no instante em que você escreve
Escrever a página é o que cria a obrigação, e não contratar. Duas seções da mesma norma federal dos Estados Unidos dizem isso em sequência. A Equal Employment Opportunity Commission afirma, no 29 CFR 1602.12, que não adotou nenhuma exigência, de aplicação geral aos empregadores, de que registros sejam feitos ou mantidos.
Logo depois, o 29 CFR 1602.14 determina que todo registro de pessoal ou de emprego feito ou guardado pelo empregador, entre os exemplos que nomeia as fichas de candidatura entregues pelos candidatos e outros registros que tenham a ver com a contratação, seja preservado pelo empregador por um ano a contar da data em que o registro foi feito ou da data do ato de pessoal envolvido, o que ocorrer por último.
Lido de trás para frente, esse par diz uma coisa incômoda e útil. Fazenda que não escreve nada não tem o que preservar, e também não tem o que apresentar quando alguém perguntar como a decisão foi tomada.
Se uma fazenda específica está sob aquelas normas, e o que vale no lugar delas onde o leitor produz, não é pergunta que esta página responda: a Teagasc diz bem isso aos leitores dela, que você não precisa ser especialista mas precisa do básico, e nomeia o contador e o advogado com quem a fazenda já fala como as pessoas que fornecem esse básico.
O que atravessa qualquer fronteira é o formato da pasta, e o Pork Information Gateway lista o conteúdo dela: a folha de cargo vigente, os canais e as fontes usados na divulgação, as candidaturas, os registros de avaliação, quem foi entrevistado, quem deu referência, as perguntas da entrevista e as da referência, o candidato escolhido e a razão da escolha, com toda anotação mantida relacionada ao trabalho.
Escreva o prazo de guarda na página como decisão sua, com o lugar e o nome de quem tem a chave. A decisão termina aí, e a lista do primeiro dia começa na linha seguinte.
O que a página erra, e quem reescreve
Quem conduziu a busca, na semana seguinte à contratação, enquanto as falhas ainda incomodam. A página é um padrão declarado como qualquer outro da fazenda, o que significa que ela volta à mesa com data: o requisito que ninguém perguntou, a etapa que aconteceu fora de ordem, o canal que não trouxe ninguém, a pergunta que separou os candidatos de verdade e não estava na lista.
Uma correção merece nome antes de acontecer. O requisito que o recém-chegado não cumpriu quase nunca é motivo para reabrir a busca, e quase sempre é linha para um plano de treinamento escrito, que pede exatamente esse formato: a lacuna escrita como tarefa, quem vai fechá-la e o mês. Decidir que a fazenda consegue conviver com a lacuna é assunto da página da contratação, antes da proposta, e não do dia em que a lacuna vira problema.
Fazenda que sabe no primeiro dia qual habilidade ela aceitou faltando já fez a parte mais difícil dos dois documentos de uma vez só, e o resto do eixo Pessoas se apoia nesse hábito de escrever o que foi decidido enquanto ainda se lembra por quê. Controle é uma das quatro funções da administração, e aqui ela tem a cara de uma página com data no rodapé.
Por onde começar
Uma hora e meia, uma folha, guardada junto do posto que ela descreve.
O incômodo de escrever isso numa semana parada é que ninguém está cobrando, e essa é a única condição em que a página sai honesta. Escrita com candidato esperando, a coluna do requisito lê como retrato de quem estava disponível, e as perguntas se arrumam em volta das respostas que você já ouviu. Escreva agora e a próxima vaga custa uma tarde de comparar gente contra um padrão. Escreva depois e custa três meses de descobrir.