O Censo Agropecuário de 2017 registrou 194 estabelecimentos (as fazendas, no termo do censo) com 500 hectares ou mais em Primavera do Leste (MT). Em 55 deles, o produtor rural titular dirigia os trabalhos por meio de um encarregado ou de um parente, e em 10, por meio de um administrador. Se você contratou um gerente, a decisão à sua frente é quais perguntas da equipe você ainda responde. Cada resposta tira uma decisão do gerente, e num jogo de laboratório com 504 estudantes, de 30% a 50% dos jogadores que podiam ser desautorizados não fizeram esforço nenhum. Escreva uma folha de decisões de uma página, com quem decide o quê e um limite de gasto para cada decisão que o gerente toma sozinho. Assine junto com ele e devolva a ele as perguntas que são dele.
A quem a equipe pergunta quando o gerente está ali do lado?
A quem sempre respondeu. O trabalhador vai a quem respondeu antes, e nada avisa a ele que a pergunta agora é de outra pessoa. Gregorio Billikopf, consultor de mão de obra rural da Universidade da Califórnia, conta de um produtor rural americano que se perguntava por que os trabalhadores passavam por cima do encarregado e vinham direto a ele. Depois ele viu que incentivava isso, ao responder às perguntas e resolver os problemas dos empregados, e passou a mandá-los de volta ao encarregado.
Billikopf avisa também que cada um precisa saber a sua parte numa decisão. Quando o chefe só quer a opinião do trabalhador e o trabalhador acredita que a decisão passou a ser dele, é provável que venham confusão e ressentimento. O gerente pode entender você do mesmo jeito: se você pede a opinião dele sobre algo que pretende decidir sozinho, ele pode tomar a decisão como dele.
Quem dá ordens a cada trabalhador fica na descrição de cargo escrita, a página que diz o que cada pessoa faz e a quem responde. A folha de decisões é uma segunda página e diz o que o gerente decide.
Mande a pergunta de volta já na primeira vez em que ela chegar, antes que a equipe aprenda de onde vêm as respostas.
O que acontece com o gerente que sabe que você pode desfazer a decisão?
Alguns deixam de se esforçar. Os economistas Ernst Fehr, Holger Herz e Tom Wilkening testaram isso num jogo com 504 estudantes. Dois jogadores podiam, cada um, se esforçar para descobrir qual de vários projetos rendia mais, como um gerente que confere preços antes de uma compra. O melhor projeto para um não era o melhor para o outro. Só um deles tinha a palavra final, o direito de dar a última decisão sobre qual projeto escolher, e ele podia ignorar a proposta do outro e desperdiçar o esforço dele.
Entre os jogadores sem a palavra final, de 30 a 50 por cento, conforme o arranjo, escolheram não fazer esforço nenhum. Os que tinham a palavra final, por sua vez, se esforçaram mais do que o melhor jogo exigia. Os autores chamam o grupo que parou de minoria substancial, então a maioria dos jogadores sem a palavra final continuou trabalhando.
Os jogadores eram estudantes num jogo abstrato, e o seu gerente não vai seguir os mesmos percentuais. Há gerentes que continuam se esforçando nas decisões mesmo sabendo que você pode desautorizá-los, e você não sabe de antemão qual tipo contratou.
Passar a palavra final compensava em dois dos quatro arranjos. Quem passou ganhou em média 30,4 por cento a mais do que quem ficou com ela num arranjo e 44,5 por cento a mais em outro. Mesmo assim, quem tinha a palavra final só a passou em cerca de 40 por cento dos casos em que passar rendia mais. O jogador que passou e foi desautorizado passou menos na rodada seguinte, mesmo quando isso era do interesse dele.
Uma decisão escrita na folha como do gerente só passa a ser dele na prática se você não a desfizer.
Quais decisões ficam em qual nível?
Billikopf descreve cinco abordagens, do chefe que decide e anuncia até o chefe que se compromete a aceitar o que os empregados decidirem dentro de limites combinados. A folha usa quatro níveis, poucos o bastante para o gerente lembrar enquanto um trabalhador espera a resposta.
| Nível | O que o gerente faz | Tipo de decisão |
|---|---|---|
| Decide sozinho | Age sem precisar avisar você | se repete, custa pouco e é fácil de desfazer, ou segue uma regra escrita |
| Decide e avisa | Age e depois conta a você | se repete, mas custa mais do que o limite do “decide sozinho” |
| Consulta antes | Ouve a sua opinião e depois decide | custa caro, é difícil de desfazer ou é nova na fazenda |
| Fica com você | Executa o que você decide | prende a fazenda por anos ou arrisca boa parte do dinheiro dela |
A regra de Billikopf para quem entra numa decisão é que as decisões complexas pedem envolvimento mais amplo, e as simples podem ir direto aos empregados que têm a informação. As de rotina, como abastecer o tanque e pedir insumo, passam em definitivo ao gerente pela descrição de cargo. Você mantém o controle ao estreitar a margem do gerente, e na folha essa margem é o limite ao lado de cada “decide sozinho”.
Em janeiro de 2027, os donos de uma fazenda de soja e milho em Primavera do Leste (MT) sentam com o gerente novo e colocam a compra de diesel na folha.
Compra ou venda de terra, de colhedora, contratação de empregado fixo e venda da safra podem ficar em “fica com você”, como exemplos e não como regra. Trocar a folga de um trabalhador pode ficar em “decide e avisa”, e reformar o motor de um trator em “consulta antes”. Onde ficam as demais depende do que um erro custaria na sua fazenda.
Uma decisão que talvez valha deixar em “decide sozinho” é parar o serviço num lugar onde alguém pode se machucar hoje, sem esperar por você. O artigo sobre áreas de trabalho abaixo do padrão mostra como marcar esses lugares numa caminhada com um padrão escrito, e quem responde pelo conserto.
Como passar mais decisões sem pegar de volta?
Uma decisão de cada vez. Billikopf escreve que a delegação funciona melhor em passos pequenos, e que os donos às vezes passam demais e, quando o empregado falha, tomam muito de volta. Ele descreve também um dono de gado leiteiro que testou o entendimento antes. O dono avaliou o escore corporal de cem vacas e deu a mesma lista ao capataz para ele avaliar do zero. Depois os dois compararam vaca por vaca.
Escreva ao lado de cada decisão o que precisa dar certo antes de ela subir um nível em direção a “decide sozinho”. Na fazenda do exemplo, a condição da compra de diesel é de três compras mensais dentro dos R$ 50.000.
Responder você mesmo é mais rápido, e por isso é difícil parar. O serviço de extensão da Universidade Estadual de Iowa observa que a decisão que uma pessoa toma sozinha é a mais rápida e fácil, mas os outros não a sentem como sua. Billikopf acrescenta que a delegação leva mais tempo no curto prazo.
Um teto de gasto escrito também pode soar como desconfiança, conforme quando e como você o define. Armin Falk e Michael Kosfeld deixaram um jogador decidir se exigia do outro um mínimo de trabalho. A maioria dos outros jogadores escolheu menos esforço quando o primeiro os restringiu em vez de confiar neles. O mesmo mínimo fixado pelas regras do jogo não trouxe essa queda. Os autores leem isso como reação à desconfiança, não ao mínimo em si.
Um teto de gasto é outro tipo de limite, e aplicar o estudo a ele vai além do que foi testado. Escreva o teto como regra da fazenda, combinada antes de a situação aparecer e igual para o próximo gerente. Não o defina na hora, depois de uma compra de que você não gostou.
Quando você discorda de uma decisão que o gerente tomou dentro do que a folha permite, a decisão vale. O conselho de Billikopf com encarregado novo é que dono e encarregado saiam juntos para olhar o serviço e, longe dos trabalhadores, conversem. O encarregado então dá a avaliação à equipe, e a equipe vê que ele tem o apoio do dono. Mude a regra ou o nível para a próxima vez, em particular, e escreva a mudança na folha.
Duas coisas ficam fora da folha. O trabalhador que quer reclamar do gerente precisa de um caminho para levar um problema que não passe pelo gerente. E decidir não é o mesmo que ter as chaves: quem tem qual chave, senha e acesso ao banco vai numa lista à parte.
O que escrever primeiro, e em quanto tempo?
O primeiro rascunho é a lista das perguntas que a equipe levou a você ou ao gerente no último mês. Uma folha de papel, uma tarde, e o gerente com você antes de qualquer um assinar.
Escreva a data e assine junto por um motivo simples. O serviço de extensão de Iowa diz às empresas familiares que guardem atas porque, sem elas, podem surgir desacordos depois sobre o que foi decidido. A folha não faz o gerente decidir. Isso depende de você, cada vez que um trabalhador traz uma pergunta que a folha deu ao gerente.
Como a folha de decisões se encaixa no resto da administração da fazenda está na página de gestão de fazendas. Outros documentos para as pessoas que trabalham com você estão na seção de pessoas da biblioteca da Rurivia.