El 9 de marzo de 2026, el empleado con diez años en un campo de maní y maíz en Río Cuarto (Córdoba), avisa que se va. Recién ahí el dueño se entera de que nadie más puede abrir la app del banco. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), asociación de investigadores de fraude, contó 1.921 casos de fraude en todos los sectores. La pérdida mediana, la del caso del medio, fue de US$ 250 mil con más de diez años en la organización y de US$ 50 mil con menos de un año. Escriba esta semana un registro de accesos de una página, con cada llave, clave y cuenta, y léalo junto al extracto del banco cada mes.
El campo, el empleado y la fecha son inventados; las cifras de la encuesta son reales.
¿Por qué un campo chico no puede repartir quién aprueba, paga y controla?
Porque no hay gente entre quien repartir. La GAO (Government Accountability Office), el organismo de auditoría del Gobierno de los Estados Unidos, escribe normas de control interno para agencias federales, no para campos. En ellas, la gerencia debe considerar separar tres tipos de trabajo: autoridad, en términos simples aprobar un pago; custodia, guardar la chequera o la plata; y registro contable, anotar lo que se pagó. Dárselos a personas distintas se llama separación de funciones.
En un campo donde el dueño o la pareja maneja la plata, una o dos personas hacen los tres. En el Censo Nacional Agropecuario 2018, el INDEC registró que en el 91% de las 249.663 explotaciones la gestión cotidiana la lleva directamente el productor agropecuario o los miembros de la sociedad. El censo cuenta quién está a cargo del día a día, no quién mueve la plata.
Ni la separación completa deja el campo a salvo: la GAO nota que no impide del todo que los controles se eludan, por la colusión, cuando dos o más personas actúan juntas. Donde separar no es viable por falta de gente, la GAO dice que la gerencia diseña otras actividades de control para cubrir el riesgo. Las normas son para agencias, así que lo que sigue es una recomendación. En un campo con una o dos personas en la plata, la alternativa es la revisión mensual, por el dueño, de lo que movió la persona de más confianza.
Acepte que la división no llega, y elija la revisión que ocupa su lugar.
¿Quién cuesta más cuando algo sale mal?
Las personas con más años y en un puesto más alto, que son también las de más confianza. Las cifras vienen del informe 2024 de la ACFE, con 1.921 casos de fraude en todos los sectores, no en campos en particular, así que dan solo un orden de magnitud. La pérdida mediana subió con el tiempo que la persona llevaba en la organización víctima.
El fraude de dueños o ejecutivos fue el 19% de los casos, pero la pérdida mediana fue de US$ 500 mil, más de ocho veces los US$ 60 mil del nivel de personal. En el grupo de agricultura, silvicultura, pesca y caza del informe, 40 casos tuvieron una pérdida mediana de US$ 165 mil, una base chica.
Nueva Zelanda da un cuadro más de cerca. Othman y Ameer estudiaron 18 casos de fraude de empleados que llegaron a la justicia allá, de 2006 a 2020. Quienes los cometieron tenían 48 años en promedio, la pérdida media fue de NZ$ 189.228 y el caso medio duró 25 meses. En los dos casos en que la persona reunía funciones de gerencia y de ejecución, la pérdida media fue de NZ$ 291.434, en 39 meses. En uno, quien administraba la cuenta, con acceso total, cambió los datos bancarios de proveedores y se quedó con NZ$ 147.390,87. Los autores escriben que el cambio de los datos de proveedores debería quedar restringido al dueño.
La encuesta no mide la confianza. Mide los años en la organización y el puesto, y ambos acompañan a la pérdida. No dice que quien lleva más años defraude más, solo que la pérdida es mayor cuando lo hace.
Un productor agropecuario experimentado puede decir que controlar al empleado que trabaja a su lado hace veinte años es un agravio. Una revisión hecha cada mes sobre cada llave y cada cuenta no señala a nadie: es igual para todos los que tienen una. La conclusión de Othman y Ameer es que dos personas mirando lo mismo, el principio de los cuatro ojos, sigue siendo la clave, y que la confianza no es un método de control.
Mire de cerca a quien tiene más años y más acceso.
¿Qué revisa cada mes, y vale la pena?
Tres revisiones, de la mensual a la anual. Cada mes, abra usted mismo el extracto del banco, no una copia impresa por quien paga, y léalo junto a los asientos de quien paga. Cada pago necesita un asiento y un papel detrás, como la factura. Antes de que salga cualquier pago por encima de un monto acordado, apruebe la lista. Una vez al año, haga un control del que nadie esté avisado: un recuento de existencias o un pago tomado al azar y seguido hasta su papel. La GAO incluye el recuento de bienes y su comparación con los registros entre los controles sobre bienes físicos.
¿Vale la pena? El control de las tablas de la ACFE más cercano a su revisión mensual es la revisión de la gerencia. Donde existía, la pérdida mediana fue de US$ 100 mil, contra US$ 250 mil donde no existía, y el fraude duró 12 meses, contra 23, hasta descubrirse.
La auditoría sin aviso muestra el mismo patrón: US$ 75 mil contra US$ 200 mil, y 9 meses contra 18. Son asociaciones, no prueba. Las organizaciones que revisan pueden diferir en otros puntos, y las tablas no detallan cómo hacía cada una la revisión. Las chicas usan menos estos controles. Entre las organizaciones que sufrieron fraude, la revisión de la gerencia existía en el 39% de las de menos de 100 empleados, contra el 79% de las más grandes. La auditoría sin aviso existía en el 17%, contra el 49%.
Recuperar la plata es raro. De las organizaciones víctimas, el 57% no recuperó nada. El 43% de los casos salió a la luz por una denuncia, contra el 14% por auditoría interna y el 13% por revisión de la gerencia.
Elija ahora el día del mes y anótelo en el calendario. En el mismo extracto también ve quién todavía le debe al campo, en quién todavía le debe y desde cuándo.
¿Quién tiene cada llave, clave y cuenta?
Anótelas en una página. El registro de accesos tiene una línea por llave, clave o cuenta, con quién la tiene y en qué nivel. Use tres niveles: usa, quien puede hacer la tarea; aprueba, quien puede liberar un pago o una compra; y administra, quien puede dar de alta personas, cambiar datos de pago o restablecer una clave.
En el ejemplo, después del aviso el dueño ve que el empleado aprueba pagos en la app del banco y administra la lista de proveedores. El mismo empleado puede dar de alta a un proveedor y aprobarle el pago, algo cercano al caso de Nueva Zelanda de arriba. La corrección es pasar una de las dos líneas al dueño.
Mantenga el registro al día. Para los sistemas de información, la GAO pide que la gerencia actualice sin demora los derechos de acceso cuando los empleados cambian de función o se van. En el campo, eso significa cambiar la clave, el código o el candado el día en que la persona se va o cambia de tareas, y tachar la línea. Quien cubre una tarea crítica cuando otro falta necesita el mismo acceso, así que el registro crece junto con el plan de quién más sabe hacer la tarea.
Anote hoy una línea por cada llave que se le ocurra.
¿La segunda firma se sostiene ante el banco?
Por sí sola, no. Una regla escrita entre los socios puede no obligar al banco, como muestra un caso de Iowa. Algunas decisiones valen dos firmas: vender o hipotecar tierra, pedir un préstamo por encima de un monto, abrir una cuenta en el banco o dar de alta a un proveedor. El caso es Bank of the West contra Early Farm Partnership, resumido por el Centro de Derecho y Tributación Agrícola de la Universidad Estatal de Iowa.
Un padre y un hijo tenían una sociedad agrícola en partes iguales, y el contrato escrito exigía el acuerdo de los dos socios para toda decisión de efecto sustancial. Después de que el padre murió, en 2004, la madre asumió su parte por un acuerdo de palabra con el hijo. El hijo firmó entonces solo, como socio, una hipoteca sobre los bienes de la sociedad para garantizar un préstamo a la empresa que tenía con su esposa.
Cuando el préstamo no se pagó, el banco pidió una sentencia por más de US$ 300 mil sobre los inmuebles de la sociedad. El tribunal de apelaciones de Iowa, el 30 de marzo de 2011, mantuvo la hipoteca: ninguno de los documentos que recibió el banco decía que se exigía la firma de la madre. El préstamo era además un negocio con parte relacionada, en que la misma persona está de los dos lados, y ahí es donde más importa la segunda firma.
Quien escribió el resumen sugiere registrar, en el condado donde está el inmueble, una declaración de autoridad (statement of authority) antes de pedir financiamiento en Iowa. Con ella, el prestamista queda al tanto de quién tiene autoridad de hecho. Es un estado y un tribunal. Si una regla escrita obliga a un banco o a un tercero es consulta para un abogado de su país.
Anote la lista de decisiones que piden dos firmas, con el monto desde el cual rige cada una, y pregunte a un abogado cómo dejarla registrada. Lo que el gerente puede decidir solo es otro papel, en qué decide el gerente por su cuenta.
¿Qué escribe primero?
Primero el registro, después el día de la revisión mensual en el calendario. El control sin aviso y la lista de las decisiones de dos firmas pueden seguir. Ese orden es una recomendación. Quién puede pagar qué, y desde cuándo, también va en un plan de sucesión escrito, para que la revisión quede acordada antes de que la tarea cambie de manos.
Otros registros sobre las personas del campo están en la sección de personas de la biblioteca, y comparar lo escrito con lo que de verdad hay es buena parte de la gestión de establecimientos.