Ninguém responde isso por tabela, e quem imprime a tabela avisa antes de qualquer um. A extensão rural da Mississippi State University publica os parâmetros de engenharia que o produtor usa quando não tem nada melhor, e coloca a ordem de preferência no mesmo parágrafo dos parâmetros: o custo de reparo é melhor estimado usando o histórico detalhado daquele equipamento específico, por causa das diferenças de fabricante, de gestão e de condição de trabalho. A estimativa é o plano B. O seu papel é a resposta.
Esse papel está em quatro lugares ao mesmo tempo, e é essa a razão de o número não existir. Umas notas foram para o contador, porque alguém as lançou. Outras estão na gaveta do escritório, porque foram pagas em dinheiro e não seguiram adiante. De uma parte não sobrou nota nenhuma na fazenda, e o que existe dela é uma linha no extrato da conta ou na fatura do cartão.
As maiores nunca chegaram à fazenda: a concessionária fez o serviço, mandou o arquivo por e-mail e ele continua numa caixa de entrada que ninguém abre. Quando a máquina começa a dar problema e alguém pergunta se vale seguir com ela, a conversa acontece por impressão. Um lembra de uma fortuna. Outro lembra de um câmbio. Nenhum dos dois põe um número na mesa, e impressão não sobrevive à pergunta do banco nem à do comprador.
O que encerra isso é uma folha de uma máquina, montada com documento que já existe.
Por que a tabela publicada não responde pela sua máquina
Três instituições que publicam estimativa de custo de máquina colocam o registro da fazenda acima da própria tabela, e dão a mesma razão. O guia de custo de máquina agrícola da University of Wisconsin-Extension admite essa ordem na primeira página, antes de imprimir uma tabela sequer: o método mais exato de determinar o custo de uma máquina é o registro completo do custo de fato incorrido, e estimar é a alternativa. A seção de reparo dá a razão: o custo de reparo depende das horas de uso no ano e é difícil de prever porque os operadores diferem muito no nível de reparo e manutenção que fazem.
Robb, Smith e Ellis, escrevendo no Journal of Natural Resources and Life Sciences Education sobre um modelo de custo de máquina para a fazenda inteira, abrem o assunto com uma frase curta: custo de manutenção e reparo é estimativa difícil. O modelo deles deixa o usuário escolher entre o custo calculado e um valor digitado por ele, e os autores põem condição na própria funcionalidade. O valor digitado só deve ser usado se houver registro real disponível, ou se o calculado parecer errado.
A Mississippi State fecha a publicação na mesma nota: os registros reais da fazenda são a fonte preferida de dado para o cálculo, e os parâmetros de engenharia são o que se usa quando não há registro. Lidas juntas, as três não discutem a ordem. O que está em discussão é se a sua fazenda consegue produzir o registro, e essa é uma pergunta sobre onde o papel está, não sobre aritmética.
Onde mora a metade cara do registro
O serviço que a papelada da fazenda mais deixa de fora é o que não foi feito na fazenda, e a evidência mais clara disso vem de um estudo que precisou ir buscá-lo. Calcante, Fontanini e Mazzetto recalcularam os parâmetros de reparo de máquina para a realidade italiana com 100 tratores com tração nas quatro rodas e 20 colhedoras autopropelidas. Não conseguiram fechar o dado só com os donos. Usaram duas fontes: formulários preenchidos com os proprietários e consulta aos bancos de dados de concessionárias e oficinas autorizadas.
A segunda fonte é o achado. Aqueles bancos de dados das concessionárias foram a fonte mais completa de atividade de reparo e manutenção, e as atividades sobre as quais eram mais completos eram as programadas e as extraordinárias, que os autores descrevem como serviço que raramente é feito dentro das fazendas. A oficina da fazenda resolve graxa, óleo e o conserto pequeno. A embreagem, a retífica e a quebra no meio da colheita vão para outro lugar, e o registro vai junto.
Trabalho argentino chega à mesma forma pelo outro lado. Frank, na revista RIA do instituto nacional de pesquisa agropecuária da Argentina, separa a conservação da máquina em tarefas programadas, definidas como aquelas cujo momento o manual do fabricante indica de forma explícita, e não programadas. O gasto acumulado das programadas segue uma reta e quase não sai dela. O gasto acumulado das não programadas, escreve ele, é claramente aleatório e pode se espalhar muito em torno do valor esperado. O gasto que ninguém consegue prever é o não programado, e tanto ele quanto o programado saem da porteira. É por isso que a folha não fecha sem o que a concessionária guarda.
Um aviso acompanha esses números antes de qualquer coisa ser feita com eles. No dado italiano, mão de obra, peça e custo acumulado de reparo variaram tanto de uma máquina para outra que média nenhuma descreve máquina nenhuma, e os autores nomeiam o que produz essa dispersão: se o plano de manutenção programada foi de fato cumprido, a potência do motor, quão pesado e quão contínuo é o serviço, e o operador. A média de ninguém é o seu número. Isso é argumento para montar o seu, não contra medir.
Os quatro lugares onde o papel está, na ordem em que rendem
Percorra as fontes na ordem que devolve mais papel por hora gasta, e não pare antes da quarta, porque é a quarta que muda o total. Cada uma delas é documento que a fazenda já alcança hoje.
| Onde procurar | O que rende | O que não vai ter |
|---|---|---|
| Extrato da conta e da fatura do cartão no período | Todo pagamento que saiu de uma conta, com data e favorecido | O que foi pago em dinheiro, por permuta ou por outra conta |
| A pasta do contador | Notas fiscais lançadas, com valor, data e nome do fornecedor | Tudo o que nunca chegou até ele |
| A gaveta do escritório e o porta-luvas | Nota de serviço pago em dinheiro, o conserto de beira de estrada, a oficina pequena | Nada, e ordem também não. É aqui que separar custa mais tempo |
| O histórico de serviço da concessionária, puxado pelo número de chassi | Serviço programado e serviço grande, peça e mão de obra separadas, quase sempre com a leitura do horímetro do dia | O que foi feito em qualquer outra oficina, e o que você mesmo montou |
A quarta linha é um telefonema, e o número que a destrava está gravado na máquina. É também a linha que costuma chegar como uma lista que a fazenda nunca viu, cobrindo serviço que o dono lembra de ter autorizado e nunca teve valor na cabeça.
O denominador é hora, não é o ano
Divida o total pelas horas rodadas, e não pelo calendário, porque máquina parada não consumiu a parte dela de nada. A Mississippi State dá a operação em uma linha: o custo total por hora sai de dividir o custo anual total pelo uso anual estimado em horas. A Wisconsin dá a mesma instrução para o trator, em que o custo de reparo por hora precisa ser calculado para o ano inteiro e depois dividido pelo uso anual total em horas, antes de qualquer parte dele ser atribuída aos implementos que aquele trator puxou.
O estudo italiano foi além e vale copiar neste ponto. Diferente de outros trabalhos, em que o custo de reparo e manutenção era agrupado por ano, eles amarraram cada custo às horas de trabalho da máquina no momento do serviço. Na sua folha isso é uma coluna a mais, a leitura do horímetro escrita ao lado de cada nota, e é ela que depois diz se o gasto está subindo com a idade ou se foi um mês ruim.
Duas leituras do horímetro fecham a aritmética, uma no início do ciclo e outra no fim. A diferença entre elas é o denominador, o total somado das notas é o numerador, e o que aquela máquina custou por hora para continuar rodando é um dividido pelo outro, na moeda em que a fazenda escritura. É a conta inteira, e esse mesmo par de leituras já é o denominador de combustível comprado contra hora trabalhada. O padrão contra o qual o dinheiro foi gasto, ou no lugar do qual ele foi gasto, é o intervalo de revisão de fábrica.
A conta resolvida uma vez, na moeda em que a fazenda faz a contabilidade dela: o horímetro marcava 4.180 horas na abertura do ciclo e 4.610 no fechamento, então o denominador é 430 horas. Três notas de oficina e uma linha da concessionária somam 12.900. Isso dá 30 por hora. O número não vale nada contra o do vizinho, e nem deveria valer, porque as horas dele foram contadas em outra máquina fazendo outro serviço. Vale tudo contra a mesma máquina no ciclo seguinte, que é a única comparação para a qual a folha foi montada.
A estimativa publicada existe, é pública e é grosseira
Saber como é o plano B é o que impede alguém de tratá-lo como resposta. Ele tem uma forma só, e ela é fácil de reconhecer: uma porcentagem fixa do preço de tabela do bem novo, cobrada a cada tanto de horas de uso. A Mississippi State publica o parâmetro assim, separado por tipo de máquina e por faixa de potência, e resolve o exemplo até o valor do ano. A Wisconsin publica o mesmo formato para implemento, como custo por hora para cada mil dólares de preço de tabela, numa tabela que muda com as horas de uso no ano e com a vida útil que se supõe para a máquina.
O Brasil publica um parâmetro do mesmo formato, e a norma que o fixa também diz o que conta como manutenção. Na Norma 30.302 da Conab, que rege como o levantamento oficial brasileiro de custo de produção é montado, manutenção é “o conjunto de procedimentos que visa manter as máquinas, implementos e conjuntos de irrigação nas melhores condições possíveis de funcionamento e prolongar sua vida útil”, e a mesma norma diz como o número é montado: “apura-se os gastos com a manutenção de acordo com a capacidade anual de trabalho do equipamento em horas”.
A porcentagem não é plano B dentro da norma, é o método dela: sobre o valor do bem novo aplica-se uma taxa para máquina e motor e outra, menor, para implemento mecânico, e o resultado é dividido pela capacidade anual de trabalho. Dois continentes, um método: uma porcentagem do que a máquina custou nova, espalhada por hora.
Repare para que serve esse parâmetro. Serve a quem precisa publicar um custo de produção de uma região e não pode telefonar para cada fazenda. O seu serve a uma decisão sobre uma máquina, e os dois trabalhos pedem precisão diferente. Repare também qual metade da máquina ele cobre: a Mississippi State mantém custo de posse e custo de operação em colunas separadas, e reparo fica do lado da operação. O que a máquina custa para existir, antes de girar uma roda, é outra folha, montada a partir do valor de compra e da vida útil declarada, e esta aqui não tenta fazê-la.
A linha embaixo do total, que é o que torna o total honesto
Escreva o que não está no número, em linha própria, ou o número passa a alegar que está completo em silêncio. Quatro coisas caem fora de uma primeira folha quase sempre. Pneu comprado dentro de um pedido maior, sem linha separada. Filtro e óleo comprados na loja numa nota misturada. O dia que o funcionário passou embaixo da máquina em vez de no talhão. Serviço pago por permuta ou acertado contra outra coisa. Nada disso é falha de registro. Cada um é custo real morando num documento que descreve outra coisa.
Agrupar é a saída reconhecida, e ela está escrita em orientação internacional para exatamente este caso. O manual da FAO sobre estatística de custo de produção agrícola põe isso entre as boas práticas: quando a despesa de máquina não puder ser amarrada a um produto, quem compila pode agrupar combustível, lubrificante e despesa de reparo e manutenção e depois divida o grupo por um critério declarado, apontando como candidatos a proporção de área cultivada, as horas usadas ou o número de passadas de máquina em cada cultura.
A regra que importa para a sua folha é a ordem: o total vem primeiro, inteiro e por máquina, e a divisão entre atividades é uma segunda decisão, tomada contra o critério de rateio declarado antes de alguém ver o total, e não um jeito de arrumar o total depois.
A folha pronta é fornecedora de outras contas, e é aí que ela devolve a tarde gasta. O custo por hora de uma máquina é uma linha que o preço de equilíbrio recebe já apurada em vez de estimar, e o resto do que ela alimenta está no eixo financeiro.
Por onde começar, e como isso se fecha
Escolha uma máquina, aquela sobre a qual você vem discutindo. Reserve três a quatro horas para a primeira máquina no primeiro ciclo, quase todas esperando o histórico da concessionária, e menos de uma hora nos ciclos seguintes, porque aí a linha passa a ser escrita quando a nota chega, e não um ano depois.
O que você tem agora é um número com uma fronteira escrita em volta dele, que é objeto diferente de um número. Ele pode ser entregue ao banco, posto na frente de um comprador, ou colocado ao lado da mesma folha da mesma máquina no ciclo que vem, e em cada um desses casos a lista de baixo diz ao leitor o que ele não cobre. Quem assinou pode ser perguntado sobre ele.
O trabalho mais difícil começa quando a folha fica pronta, porque valor sem ninguém ao lado não muda nada. Alguém precisa decidir o que acontece em seguida: a máquina volta para o intervalo programado, ou o ciclo que vem ganha uma folha viva em vez de uma escavação, ou a pergunta de seguir com ela entra no calendário com data. Decidir e depois refazer o padrão é onde as quatro funções da administração se fecham, e valor de manutenção apurado depois que a decisão já foi tomada é escrituração bem feita que ninguém usou.