Nadie contesta eso con una tabla, y quien imprime la tabla lo avisa antes que nadie. La extensión rural de la Mississippi State University publica los parámetros de ingeniería que el productor usa cuando no tiene nada mejor, y pone el orden de preferencia en el mismo párrafo que los parámetros: el costo de reparación se estima mejor usando el historial detallado de ese equipo en particular, por las diferencias de fabricante, de gestión y de condición de trabajo. La estimación es el plan B. Su propio papelerío es la respuesta.
Ese papelerío está en cuatro lugares a la vez, y esa es la razón real de que el número falte. Algunos comprobantes fueron al contador, porque alguien los cargó. Otros están en el cajón de la oficina, porque se pagaron en efectivo y no llegaron más lejos. De una parte no quedó comprobante ninguno en el campo, y lo que hay de ella es un renglón en el extracto bancario o en el resumen de tarjeta.
Los más grandes nunca llegaron al establecimiento: el concesionario hizo el trabajo, mandó el archivo por correo y sigue en una bandeja de entrada que nadie abre. Cuando la máquina empieza a dar problemas y alguien pregunta si conviene seguir con ella, la charla corre sobre impresiones. Uno se acuerda de una fortuna. Otro se acuerda de una caja. Ninguno de los dos pone un número sobre la mesa, y una impresión no sobrevive a la pregunta del banco ni a la del comprador.
Lo que termina con eso es una hoja de una máquina, armada con documentos que ya existen.
Por qué la tabla publicada no puede contestar por su máquina
Tres instituciones que publican estimaciones de costo de maquinaria ponen el registro del propio campo por encima de sus propias tablas, y dan la misma razón. La guía de costos de maquinaria de la University of Wisconsin-Extension concede ese orden en su primera página, antes de imprimir una sola tabla: el método más exacto para determinar el costo de una máquina es el registro completo de los costos realmente incurridos, y estimar es la alternativa. Su sección de reparaciones da la razón: el costo de reparación depende de las horas de uso anual y es difícil de prever porque los operarios difieren mucho en el nivel de reparación y mantenimiento que hacen.
Robb, Smith y Ellis, en el Journal of Natural Resources and Life Sciences Education, sobre un modelo de costo de maquinaria para el campo entero, abren el tema con una frase corta: los costos de mantenimiento y reparación son estimaciones difíciles. El modelo deja que el usuario elija entre el costo calculado y un valor que él mismo escribe, y los autores le ponen condición a su propia función. El valor escrito a mano solo debería usarse si hay registros reales disponibles, o si el calculado no convence.
La Mississippi State cierra su publicación en la misma nota: los registros reales del campo son la fuente preferida de datos para el cálculo, y los parámetros de ingeniería son lo que se usa cuando no hay registros. Leídas juntas, las tres no discuten el orden. Lo que sí está en discusión es si su campo puede producir el registro, y esa es una pregunta sobre dónde está el papel, no sobre aritmética.
Dónde vive la mitad cara del registro
El trabajo que el papelerío del campo deja afuera con más frecuencia es el que no se hizo en el campo, y la evidencia más clara viene de un estudio que tuvo que salir a buscarlo. Calcante, Fontanini y Mazzetto recalcularon los parámetros de reparación de maquinaria para la realidad italiana con 100 tractores con tracción en las cuatro ruedas y 20 cosechadoras autopropulsadas. No pudieron cerrar el dato solo con los dueños. Usaron dos fuentes: formularios completados con los propietarios y consultas a las bases de datos de concesionarios y talleres autorizados.
La segunda fuente es el hallazgo. Aquellas bases de los concesionarios fueron la fuente más completa de actividad de reparación y mantenimiento, y las actividades sobre las que eran más completas eran las programadas y las extraordinarias, que los autores describen como trabajo que rara vez se hace dentro de los campos. El taller del establecimiento resuelve grasa, aceite y el arreglo chico. El embrague, la rectificación y la rotura en plena cosecha van a otro lado, y el registro se va con ellos.
Un trabajo argentino llega a la misma forma por el otro camino. Frank, en la revista RIA del Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria, separa la conservación de la máquina en tareas programadas, definidas como “toda tarea cuyos tiempos de realización se encuentran indicados explícitamente en el manual provisto por el fabricante”, y no programadas.
El gasto acumulado de las programadas sigue una recta y casi no se aparta de ella. El gasto acumulado de las no programadas, escribe, “es claramente aleatorio y puede presentar una gran dispersión respecto de su función teórica”. El gasto que nadie puede prever es el no programado, y tanto ese como el programado salen del establecimiento. Por eso la hoja no cierra sin lo que guarda el concesionario.
Una advertencia acompaña esos números antes de que se haga nada con ellos. En el dato italiano, la mano de obra, los repuestos y el costo acumulado de reparación variaron tanto de una máquina a otra que ningún promedio describe a ninguna, y los autores nombran qué produce esa dispersión: si el plan de mantenimiento programado se cumplió de verdad, la potencia del motor, cuán pesado y cuán continuo es el trabajo, y el operario. El promedio de nadie es su número. Eso es argumento para armar el propio, no contra medir.
Los cuatro lugares donde está el papel, en el orden en que rinden
Recorra las fuentes en el orden que devuelve más papel por hora invertida, y no pare antes de la cuarta, porque es la cuarta la que mueve el total. Cada una es un documento que el campo ya puede pedir hoy.
| Dónde buscar | Qué rinde | Qué no va a tener |
|---|---|---|
| El extracto bancario y el resumen de tarjeta del período | Todo pago que salió de una cuenta, con fecha y destinatario | Lo pagado en efectivo, por canje o desde otra cuenta |
| La carpeta del contador | Comprobantes cargados, con importe, fecha y nombre del proveedor | Todo lo que nunca le llegó |
| El cajón de la oficina y la guantera | Comprobantes pagados en efectivo, el arreglo al costado del camino, el taller chico | Nada, y orden tampoco. Acá es donde separar cuesta más tiempo |
| El historial de servicio del concesionario, pedido por número de chasis | Servicio programado y trabajo grande, repuestos y mano de obra separados, casi siempre con la lectura del horómetro del día | Lo que se hizo en cualquier otro taller, y lo que usted mismo armó |
La cuarta fila es un llamado telefónico, y el número que la destraba está grabado en la máquina. Es también la fila que suele llegar como una lista que el campo nunca vio, con trabajos que el dueño recuerda haber autorizado y de los que nunca tuvo el importe.
El denominador es la hora, no el año
Divida el total por las horas trabajadas, y no por el calendario, porque una máquina parada no consumió su parte de nada. La Mississippi State da la operación en un renglón: el costo total por hora sale de dividir el costo anual total por el uso anual estimado en horas. La Wisconsin da la misma instrucción para el tractor, donde el costo de reparación por hora tiene que calcularse para el año entero y después dividirse por el uso anual total en horas, antes de imputar nada de eso a los implementos que ese tractor arrastró.
El estudio italiano fue más lejos y en este punto conviene copiarlo. A diferencia de otros trabajos, donde el costo de reparación y mantenimiento se agrupaba por año, ellos ataron cada costo a las horas de trabajo de la máquina en el momento del servicio. En su hoja eso es una columna más, la lectura del horómetro escrita al lado de cada comprobante, y es la que después dice si el gasto trepa con la edad o si fue un mes malo.
Dos lecturas del horómetro cierran la aritmética, una al arrancar el ciclo y otra al terminarlo. La diferencia entre las dos es el denominador, el total sumado de los comprobantes es el numerador, y lo que esa máquina costó por hora para seguir andando es uno dividido por el otro, en la moneda en que el campo lleva sus libros. Esa es la cuenta entera, y ese mismo par de lecturas ya es el denominador del gasoil comprado contra las horas trabajadas. El estándar contra el cual se gastó ese dinero, o en lugar del cual se gastó, es el intervalo de servicio de fábrica.
La cuenta resuelta una vez, en la moneda en que el establecimiento lleva su contabilidad: el horómetro marcaba 4.180 horas en la apertura del ciclo y 4.610 en el cierre, así que el denominador es 430 horas. Tres facturas de taller y una línea del concesionario suman 12.900. Eso da 30 por hora. El número no vale nada contra el del vecino, y tampoco debería, porque sus horas se contaron en otra máquina haciendo otro trabajo. Vale todo contra la misma máquina en el ciclo siguiente, que es la única comparación para la que se armó la planilla.
La estimación publicada existe, es pública y es gruesa
Saber cómo es el plan B es lo que impide que alguien lo trate como respuesta. Tiene una sola forma, y es fácil de reconocer: un porcentaje fijo del precio de lista a nuevo, cobrado cada tanta hora de uso. La Mississippi State publica el parámetro así, separado por tipo de máquina y por franja de potencia, y resuelve el ejemplo hasta el valor del año. La Wisconsin publica el mismo formato para implementos, como un costo por hora por cada mil dólares de precio de lista, en una tabla que se mueve con las horas de uso en el año y con la vida útil que se le suponga a la máquina.
La Argentina publica un parámetro de la misma forma, y el trabajo de Frank lo define sin rodeos: es “la relación entre el gasto medio horario de reparación y lubricación de una máquina a lo largo de su vida útil y su valor a nuevo”. Dos continentes, un mismo método: un porcentaje de lo que la máquina costó a nuevo, repartido por hora. El mismo autor anota por qué en la región se estima en lugar de medir, y apunta a “la escasa cantidad de relevamientos por medio de encuestas” y al poco seguimiento de registros contables de campos, frente a la práctica más habitual en otros países.
Fíjese para qué sirve ese parámetro. Sirve a quien tiene que publicar un costo de producción de una región y no puede llamar por teléfono a cada campo. El suyo sirve a una decisión sobre una máquina, y los dos trabajos piden precisión distinta. Fíjese también qué mitad de la máquina cubre: la Mississippi State mantiene el costo de posesión y el costo de operación en columnas separadas, y la reparación queda del lado de la operación. Lo que la máquina cuesta para existir, antes de girar una rueda, es otra hoja, armada con el valor de compra y con la vida útil declarada, y esta no la intenta.
El renglón debajo del total, que es lo que vuelve honesto al total
Escriba lo que no está en el número, en un renglón propio, o el número pasa a decir en silencio que está completo. Cuatro cosas se caen de una primera hoja casi siempre. Cubiertas compradas dentro de un pedido más grande, sin renglón separado. Filtros y aceite comprados en la casa de repuestos en un comprobante mezclado. El día que un empleado pasó debajo de la máquina en vez de en el lote. Trabajo pagado por canje o compensado contra otra cosa. Nada de eso es una falla de registro. Cada uno es un costo real que vive en un documento que describe otra cosa.
Agrupar es la salida reconocida, y está escrita en una guía internacional para exactamente este caso. El manual de la FAO sobre estadísticas de costo de producción agrícola lo pone entre las buenas prácticas: cuando el gasto de maquinaria no puede atarse a un producto, quien compila puede agrupar combustible, lubricantes y gastos de reparación y mantenimiento y después divida el grupo por un criterio declarado, y nombra como candidatos la proporción de superficie cultivada, las horas usadas o la cantidad de pasadas de máquina en cada cultivo.
La regla que importa para su hoja es el orden: primero el total, entero y por máquina, y el reparto entre actividades es una segunda decisión, tomada contra el criterio de prorrateo declarado antes de que alguien vea el total, y no una manera de acomodar el total después.
La hoja terminada es proveedora de otras cuentas, y ahí es donde devuelve la tarde invertida. El costo por hora de una máquina es un renglón que el precio de indiferencia recibe ya calculado en vez de estimar, y el resto de lo que alimenta está en el eje de finanzas.
Por dónde empezar, y cómo se cierra
Elija una máquina, esa sobre la que viene discutiendo. Calcule tres a cuatro horas para la primera máquina en el primer ciclo, casi todas esperando el historial del concesionario, y menos de una hora en los ciclos siguientes, porque para entonces el renglón se escribe cuando llega el comprobante y no un año después.
Lo que queda en la mano es un número con una frontera escrita alrededor, que es un objeto distinto de un número. Se le puede entregar al banco, poner delante de un comprador, o dejar al lado de la misma hoja de la misma máquina el ciclo que viene, y en cada uno de esos casos la lista de abajo le dice al lector qué no cubre. A quien la firmó se le puede preguntar.
El trabajo más difícil arranca cuando la hoja está terminada, porque un valor sin nadie al lado no cambia nada. Alguien tiene que decidir qué pasa después: la máquina vuelve al intervalo programado, o el ciclo que viene tiene una hoja viva en vez de una excavación, o la pregunta de seguir con ella entra en el calendario con fecha. Decidir y después rehacer el estándar es donde cierran las cuatro funciones de la administración, y un gasto de mantenimiento calculado después de que la decisión ya se tomó es una buena tarea contable que nadie usó.