Quanto custaram doze meses de escritório e contador?

Doze meses de escritório, contador, telefone e mensalidade de sindicato somam um número que quase nenhuma fazenda escreveu alguma vez, e a razão está dentro do próprio número: esta é a única categoria de custo em que não chega nada com o nome da fazenda e um valor impresso. Produzir esse número leva uma tarde. Doze meses de extrato, uma linha por item que se repete, e ao lado de cada linha uma coluna dizendo qual percentual dela é da fazenda e não da casa.

Cada pedaço da pilha é pequeno o bastante para passar batido. O contador sai todo mês em débito automático e deixa de ser lido depois do segundo mês. O telefone serve a fazenda e a casa ao mesmo tempo, e a conta chega junta. A anuidade da associação sai uma vez por ano e some nos outros onze meses. Internet, computador, papel, cartório, a viagem à cidade para resolver documento, o café da equipe. Nenhum item sozinho parece ter merecido uma linha. Somados, eles não entram em orçamento de atividade nenhum, e quando o custo por unidade de dois ciclos não fecha, é nesta pilha que a diferença estava.

Por que nenhum instrumento entrega esse número pronto?

Porque a pilha é definida por aquilo que não se consegue atribuir, e todo instrumento que produz custo por unidade atribui. O serviço de extensão da Oklahoma State University diz isso sem rodeio na ficha sobre orçamento de atividade, escrita por Roger Sahs e Courtney Bir: os custos difíceis de alocar em cada atividade isolada são os custos gerais, e os exemplos que a ficha dá são telefone, impostos, serviços de contabilidade e energia elétrica. Depois vem a admissão que explica o número que falta: o custo geral entra no orçamento da fazenda inteira, mas às vezes é excluído do orçamento de cada atividade.

A mesma lacuna aparece no método estatístico internacional. O manual da FAO sobre estatística de custo de produção separa em três formas os insumos que a fazenda não consegue lançar em um produto só, e a terceira delas é a gestão geral da fazenda e as despesas de custo geral, como espaço de escritório e mensalidade de entidade de classe. Para o estatístico que precisa publicar um custo por tonelada, essa terceira forma é um problema de rateio. Para a fazenda que nunca somou, o problema é um passo antes, porque ratear exige um total e o total ainda não existe.

Qual é o tamanho da pilha que ninguém soma?

Grande o bastante para mudar a resposta, no único lugar onde alguém vem medindo isso há anos. Christian Gazzarin e Markus Lips, revisando como a contabilidade por ramo de atividade distribui custo comum, no Austrian Journal of Agricultural Economics and Rural Studies de 2018, reúnem o que a contabilidade agropecuária suíça mostra: as fazendas de lá têm em média 5,7 ramos de atividade, e a participação dos custos comuns no custo total fica na faixa de 60 a 70 por cento, chegando a 85 por cento na criação orgânica de vaca de cria na região de montanha.

A frase que eles acrescentam por conta própria é a que atravessa a fronteira: mesmo contando só o que foi pago a terceiros, com o trabalho da própria família cobrado a zero, essa participação ainda pode ficar acima de 50 por cento.

Leia a faixa pelo que ela é. Custo comum no sentido dos autores é tudo o que não se lança numa atividade só, benfeitoria e máquina incluídas, e escritório e contador são uma parte disso, não o todo. Os números são de contabilidade suíça em fazenda suíça, e nenhuma fazenda daqui deveria esperar cair neles. O que eles resolvem é outra pergunta, e é a única que precisava estar resolvida antes de você abrir o extrato: se o resíduo que todo mundo trata como pequeno demais é, de fato, onde mora a maior parte do custo numa operação que toca mais de uma atividade.

Quais linhas entram na folha?

As que quatro metodologias públicas já nomeiam, uma a uma, em quatro países. As listas divergem nas bordas e concordam no meio, e o meio é o contador, o telefone, a energia da sede e a mensalidade.

A lista brasileira é a mais detalhada das quatro e serve de molde direto. A Norma 30.302 da Conab, que fixa como a companhia monta o custo de produção que ela publica, relaciona dentro de despesas administrativas os gastos de “energia elétrica do imóvel, telefone, serviços de contador”, rádio comunicador, material de consumo, computador, internet, veículo de passeio e combustível, mais “assinatura de revistas e jornais, capacitação” com viagem, hospedagem e inscrição.

A série americana acrescenta o que a lista brasileira não precisou carregar: o volume sobre custo de produção, escrito por Robert McElroy para o Economic Research Service, põe taxa de drenagem, seguro de responsabilidade e conserto de cerca dentro de uma única linha de custo geral da fazenda. Copie a lista, risque o que a fazenda não paga, acrescente o que ela paga e ninguém listou.

A coluna que ninguém preenche por você

Fazenda ou casa, linha por linha, num percentual que você escreve e assina. Nenhuma tabela publicada resolve isso, e o único instrumento aqui que traça a linha traça para o uso dele e diz que é assim. A norma da Conab trata a retirada do dono como despesa administrativa e em seguida a recusa: “a retirada pró-labore é considerada como despesa administrativa e não é admitida nos custos de produção”, porque esse tipo de gasto tem por base o lucro bruto da atividade.

O que isso prova não é onde fica a sua linha. Prova que uma instituição que publica custo para o país inteiro precisou escrever a fronteira dela, num item numerado, antes de conseguir somar qualquer coisa. A fazenda precisa da mesma frase e precisa dela com as palavras dela, porque o telefone que atende a casa e o galpão ao mesmo tempo não tem percentual natural, e porque quem assina a sua declaração tem uma opinião sobre isso que vale a pena perguntar. Escreva o percentual, escreva uma linha de razão sempre que não for 100 por cento, e depois segure esse critério parado. Dois ciclos comparados sob duas divisões diferentes não são dois ciclos, são dois documentos.

O percentual que substitui as notas que você já tem

Três por cento do custeio, no país que publica o parâmetro. A norma da Conab define despesa administrativa como os gastos que “representam os gastos, pagos ou incorridos, para gestão do empreendimento rural, que não estão ligados à produção”, e logo abaixo escreve o atalho: “Admite-se o percentual de 3% sobre o total do custeio”, aplicado como fórmula em reais por hectare. Esse número existe porque um painel nacional não tem o extrato bancário da sua fazenda e mesmo assim precisa publicar alguma coisa.

O leitor de fora do Brasil deve esperar encontrar a mesma forma na tabela pública do país dele: nesta linha, um percentual ou uma média regional, nunca a medição da fazenda dele. O manual da FAO é franco sobre o alcance de qualquer um desses caminhos, ao registrar que existem muitas abordagens para ratear custo comum e nenhuma delas é perfeita, e todas podem produzir estimativa enviesada ou defeituosa. Quem está com doze meses de extrato na mão está em posição melhor que o painel, e é a única parte de todo o arranjo que está.

As horas que não vão aparecer na folha

O seu tempo e o da família, que comprovante nenhum carrega e o total não vai incluir. Esse trabalho já foi medido. Christian Ritzel e colegas da Agroscope, o instituto federal suíço de pesquisa agropecuária, aplicaram questionário postal a 808 produtores em 2019, e uma das coisas em que eles puseram régua foi tempo: quanto tempo costuma levar para reunir todos os documentos de uma fiscalização de pagamento direto, numa escala de resposta que ia de menos de 2 horas a mais de 6 horas por fiscalização.

A outra foi peso. Perguntados quanto pesa a carga administrativa de hoje, e depois quanto ela pesa contra a de cinco anos antes, aqueles produtores ficaram do lado pesado da primeira escala e do lado mais pesado da segunda.

O pagamento direto suíço é instrumento de política agrícola daquele país, e o papel que aqueles produtores estavam pesando é o papel que esse instrumento cria. O que viaja é o formato do achado, e não as notas: trabalho administrativo é carga que se conta em hora e se pontua numa escala, e não impressão. A sua folha conta dinheiro que saiu da conta. Escreva as horas na mesma página, como linha do que ficou de fora, para que quem ler a folha no ciclo seguinte saiba que o total é caixa e não o custo inteiro de manter o escritório de pé.

O quanto o trabalho custa depende da fazenda, e a FAO nomeia as duas coisas de que ele depende: a dificuldade fica menos aguda conforme aumenta o grau de especialização da fazenda, e diminui também conforme melhoram as práticas de registro. Uma atividade e registro em ordem fazem disso uma hora. Quatro atividades e uma caixa de papelada fazem disso uma tarde. Nenhuma das duas coisas fala de quanto chão a fazenda ocupa.

Para que serve o total, depois que ele existe

Quatro documentos que já existem na fazenda estão esperando por ele. A divisão desta pilha entre as atividades acontece no critério de rateio declarado, que precisa de um total antes de distribuir qualquer coisa, e a tarifa bancária que está dentro destes mesmos extratos pertence a exatamente uma de duas folhas, esta ou o que o dinheiro custou, nunca às duas. Despesa administrativa é uma das categorias que o preço de equilíbrio declara não apurar, e é a linha que mais falta na lista que uma margem-alvo declarada subtrai. As quatro moram no mesmo lugar, que é o eixo financeiro e o de comercialização ao lado dele.

A decisão que o total destrava não é gastar menos. É comparar. Comparar um padrão declarado com o que de fato aconteceu é a função de controle, a quarta das quatro funções da administração, e ela exige a mesma medição duas vezes. Isso quer dizer que o produto real da folha não é o número deste ciclo. É o critério ao lado do número, escrito onde quem fizer a folha do ciclo seguinte vai achar, com um nome do lado e uma data em que ele volta à mesa.

Por onde começar

• Puxe doze meses seguidos de extrato bancário, mais a fatura do cartão e o caderno de caixa, se a fazenda mantém um. Doze meses terminando numa data que você escreve, não o ano civil, a menos que seja assim que a fazenda trabalha.
• Abra uma folha com quatro colunas: item, valor de doze meses, percentual atribuído à fazenda e razão. Uma linha por item que se repete, e nada enrolado dentro de “diversos”.
• Passe o extrato uma vez, marcando todo lançamento que é administração e não produção: contador, honorário jurídico e tributário, telefone, internet, energia da sede, material de consumo, cartório e taxa de registro, anuidade de sindicato, associação ou cooperativa, ART, veículo de passeio usado para resolver papel, assinaturas, capacitação e a viagem que ela exige.
• Preencha a coluna do percentual. Escreva 100 por cento onde o item é inteiro da fazenda. Onde não for, escreva o percentual e uma linha de razão ao lado, com as suas palavras.
• Pergunte a quem assina a sua declaração se a divisão que você escreveu se sustenta onde você declara. Mude o que precisar mudar, e registre que mudou e por quê.
• Multiplique valor por percentual em cada linha, some a coluna, e escreva o total num lugar só, num número só, com os doze meses que ele cobre nomeados ao lado.
• Embaixo do total, escreva o que ficou de fora e por quê: as horas suas e da família gastas neste trabalho, o que você decidiu que é da casa, e todo item que não deu para classificar.
• Date a folha, assine e guarde onde a folha do ciclo seguinte vai ser escrita. Ponha no calendário a data em que ela volta e o nome de quem a traz.

Duas a três horas com doze meses de extrato na tela, e a única parte que pede julgamento é a coluna do percentual.

O escritório é o único custo da fazenda cujo tamanho é em parte decisão e não fato, porque alguém precisa dizer qual pedaço do telefone é do negócio. Isso faz dele a única linha da folha de custo que não pode ser conferida contra um documento, só contra um critério, e é exatamente por isso que o critério tem de estar escrito e datado. A fazenda que fez isso uma vez passa a ter algo que tabela pública nenhuma entrega: um número de escritório que saiu do banco dela, e uma frase dizendo quem decidiu onde termina a casa.