Escribir la hoja mientras no hay nadie sobre quien escribirla. Seis bloques entran en una carilla: qué exige el puesto, las etapas desde la difusión hasta la decisión en el orden en que ocurren, quién participa en cada etapa, las tres a cinco preguntas que responde todo candidato, dónde se difunde la búsqueda, y dónde quedan las postulaciones, por cuánto tiempo y quién puede abrirlas. Hora y media, en una semana tranquila. Un requisito escrito con alguien sentado enfrente no es un requisito, es la descripción de esa persona.
El puesto suele abrirse igual que la vez anterior. Alguien se va en el mes en que la operación menos puede parar, la búsqueda arranca preguntándole al vecino y preguntándole a la gente que ya trabaja en el campo, y no hay papel que diga qué necesita el puesto. Cada conversación pesa una cosa distinta, la decisión queda en manos del que cayó mejor ese día, y tres meses después el establecimiento descubre que la persona no sabía hacer justamente aquello que más falta hacía. Nadie puede señalar la etapa en que eso debería haberse preguntado, porque no había etapas.
Contratar es también donde el papel de la sucesión deja de ser un asunto de familia. Cuando nadie de adentro ocupa una de las decisiones que un plan de sucesión escrito manda asignar, la respuesta honesta de esa fila pasa a ser contratar a alguien, y acá esa respuesta se convierte en una secuencia que otro puede seguir.
Qué tiene que existir en papel antes de difundir la búsqueda
El requisito, separado en dos columnas. El manual de mano de obra de Teagasc, escrito para el empleador rural de Irlanda, pide una hoja de perfil de la persona junto a la descripción del cargo, y la define como un resumen importante del tipo de persona que uno idealmente quiere contratar, con calificación, conocimiento, habilidad y atributos. La plantilla divide cada fila entre lo que el candidato tiene que tener y lo que sería bueno que tuviera, y el manual da el ejemplo más directo posible de la primera columna: si la persona va a manejar hasta un campo alejado, la licencia vigente no se negocia.
Esa columna no nace con la búsqueda. Se copia del campo de calificación de la hoja que el puesto ya tiene, que Penn State define como la descripción de la experiencia, la capacitación o la formación necesarias para hacer el trabajo, más las exigencias físicas que la tarea impone, y que en el mismo párrafo advierte contra redacciones que discriminen por raza, género, edad u origen. El establecimiento que no tiene la descripción de cargo escrita describe el puesto dos veces, una en la hoja y otra en el aviso, y nada mantiene a las dos de acuerdo.
Por qué un requisito escrito después de conocer a la persona no es un requisito
Porque a esa altura uno prueba a la persona contra sí mismo y no contra el trabajo. La guía AgWorks, de Penn State, da el ejemplo que lo vuelve concreto: si subir al silo es parte del puesto, conviene enterarse del miedo a las alturas del candidato antes de ofrecerle el trabajo, y no la mañana en que hay que mover el grano.
La etapa del requisito viene antes de la etapa de la búsqueda en las dos guías de acá que fijan un orden. La ficha del Pork Information Gateway sobre reclutamiento de personal agropecuario abre con ella, diciendo que es importante determinar exactamente qué características necesita un futuro empleado para tener éxito en ese puesto, y pidiéndole al empleador que anote las licencias y certificaciones que la tarea exige antes de difundir nada.
La propia guía AgWorks pone el mismo instrumento en las dos puntas de la relación, y llama a la hoja de cargo una herramienta para contratar a la gente adecuada y para devolver desempeño una vez que el empleado ya está adentro, que es lo que el campo pierde cuando el requisito se improvisa.
El orden en que van las etapas, y qué deja cada una por escrito
El requisito primero, la carpeta al final, y las dos guías coinciden en lo que va en el medio. El Pork Information Gateway recorre determinar la necesidad, escribir la descripción de cargo, difundir, evaluar las postulaciones, entrevistar, seleccionar con chequeo de referencias, hacer la oferta y guardar el registro. Teagasc recorre la descripción de cargo y la hoja de perfil, el aviso, la evaluación de las postulaciones hasta la fecha de cierre, la entrevista con parte práctica y el orden de mérito escrito. Escrito en una sola columna, ese es el segundo bloque de la hoja, y el campo tacha la etapa que no hace en lugar de inventar un orden propio.
| Etapa | Qué queda escrito ahí |
|---|---|
| 1. Nombrar qué exige el puesto | El requisito en dos columnas, copiado de la descripción de cargo |
| 2. Redactar el aviso | Título, rol en dos o tres líneas, ubicación, duración, cómo postularse, dónde preguntar |
| 3. Difundirlo | Los canales, más de uno, y la fecha de cierre |
| 4. Leer las postulaciones contra el requisito | Quién queda afuera por la primera columna, y por qué |
| 5. Entrevistar | Las mismas tres a cinco preguntas, en el mismo orden, con un tiempo parecido para cada persona |
| 6. Verlo trabajar | Qué se le va a pedir al candidato que haga, y por cuánto tiempo |
| 7. Escribir la evaluación | Una carilla por candidato y un orden de mérito, antes de que alguien diga en voz alta quién es el preferido |
| 8. Llamar a las referencias | Las mismas preguntas a cada empleador anterior, adentro del proceso y no después |
| 9. Decidir, ofrecer y avisarles a los demás | El nombre elegido, las razones y la fecha |
| 10. Guardarlo | Dónde queda la carpeta, por cuánto tiempo y quién puede abrirla |
Qué dice exigir el empleador rural, y qué nunca alcanza la conversación
Casi nunca lo técnico. Investigadores de Penn State enviaron una encuesta por correo a productores lecheros de Pensilvania en 2003, publicada en el Journal of Extension por Kathryn Brasier, Jeffrey Hyde, Richard Stup y Lisa Holden, y preguntaron qué habilidades querían para cada uno de nueve puestos. Lo que vuelve es un orden, no una cifra.
La comunicación quedó señalada como deseada o exigida por la mayoría de los encuestados en todos los puestos menos uno, resolver problemas vino con ella, y en todos los puestos menos dos las dos quedaron por encima de las dos habilidades que se acreditan con certificado, la aplicación de agroquímicos y la inseminación artificial. Las dos excepciones también tienen nombre: en el encargado de agricultura, la aplicación de agroquímicos empató con la comunicación, y en el encargado de recría la inseminación artificial quedó por encima de ambas.
Ese orden es lo único que vale llevarse de ahí. El listado se armó para llegar a rodeos de 150 vacas o más, desde un padrón del departamento estatal de agricultura y la lista de suscriptores de una revista del sector, 121 productores devolvieron datos válidos y 72 de ellos tenían empleados, y los autores dicen con todas las letras que los establecimientos encuestados eran bastante más grandes que el tambo promedio del estado.
Un estado, un año, y una muestra elegida por quién tenía chance de tener personal contratado: eso describe a quien respondió y nunca a quien necesita la hoja. Lo que sí registra es lo que el empleador dice querer, y ese es justamente el punto. Comunicación y resolver problemas son los requisitos que el campo nombra primero y sobre los que después no hace una sola pregunta, porque nadie escribe una pregunta para ellos y todos suponen que se van a dar cuenta en la charla.
Por qué el candidato que cayó mejor no prueba nada
Porque la sensación de haber leído a una persona la produce la conversación, con contenido adentro o sin él. Jason Dana, Robyn Dawes y Nathanial Peterson hicieron tres estudios publicados en Judgment and Decision Making en 2013, donde los participantes predecían la nota de compañeros a partir de información real de antecedentes y, para uno de ellos, también de una entrevista sin guion.
En una de las condiciones el entrevistado contestaba mediante un sistema de respuestas al azar, y el hallazgo es el que vale llevarse: los participantes se formaron impresiones de la entrevista con la misma confianza después de recibir respuestas al azar que después de recibir respuestas verdaderas, y tener la entrevista llevó a los participantes a predecir peor que no tenerla.
Dos límites van al lado. Eran estudiantes prediciendo notas de otros estudiantes, y no productores contratando personal de campo, así que lo que cruza es el mecanismo y no una cifra que alguien vaya a obtener. Y la recomendación de los propios autores es más dura que esta hoja: dicen que no se use ninguna entrevista sin guion, mientras que las guías escritas para el campo mandan darle guion. Los dos coinciden en lo que importa acá: el guion tiene que existir en papel antes de que entre el primer candidato, porque quien no escribió las preguntas va a seguir preguntando hasta que las respuestas cierren con la impresión ya formada.
Las mismas preguntas, en el mismo orden, con el mismo tiempo
Tres a cinco, escritas antes de que alguien se postule. La ficha del Pork Information Gateway le pide al empleador que prepare una lista de preguntas comunes a todo candidato, registra que la preparación es lo que garantiza que el formato y las preguntas sean los mismos para cada postulante, y agrega que la misma persona, o las mismas personas, deberían entrevistar a todos. AgWorks lo convierte en una pregunta que el establecimiento responde por sí o por no sobre sí mismo: ¿tiene una lista de preguntas estándar y una escala de puntaje para limitar el sesgo?
Teagasc arma la lista a partir de la hoja y no de la imaginación: le pide al empleador elegir las cinco o seis áreas importantes en las que va a centrar la entrevista, a partir de la descripción del cargo y del perfil, y preparar algunas preguntas para cada una.
Tres instrucciones de ese manual merecen estar en la hoja misma, porque son las que se pierden: reservar un tiempo parecido para cada persona, sumar una parte práctica a la selección, de modo que al candidato se lo vea haciendo la tarea, y después sentarse a escribir la evaluación de cada uno con un orden de mérito. Chequear referencias es la última etapa y no una cortesía, y la ficha es directa sobre el motivo, al decir que la recomendación de un empleador anterior habla por sí sola y al meter ese chequeo adentro del proceso de selección y no al costado.
Dónde se difunde la búsqueda, y qué tiene que decir el aviso
En más de un lugar, y nunca solo de boca en boca. El Pork Information Gateway lista ocho caminos, entre ellos el aviso interno, el programa de referidos por empleado, la agencia de empleo, el servicio de bolsa de trabajo de escuelas técnicas, la feria de empleo, el sitio de búsquedas y el aviso clasificado, y advierte que un esfuerzo concentrado de reclutamiento suele funcionar mejor a largo plazo que dispersar intentos en grupos al azar.
AgWorks suma el servicio público de empleo, las redes sociales y los sitios de búsquedas, y pregunta si el aviso explica por qué alguien debería trabajar con uno, que es otra pregunta distinta de si enumera tareas. El servicio público que esa guía nombra es el de un estado norteamericano, así que el lector de otro país anota cuál servicio público de empleo existe donde está el campo.
El aviso es corto y no es la hoja de cargo. Teagasc lista lo que tiene que llevar: el título del puesto, el rol descrito en dos o tres líneas, la ubicación, la duración del contrato, cómo postularse y dónde pedir más información. El sueldo y la jornada son los dos campos que Penn State marca como opcionales en la hoja del puesto, y el aviso es donde se completan, que es la razón por la que la hoja sobrevive a tres búsquedas y el aviso no. Un puesto nuevo también es una línea de gasto antes de ser una persona, así que ya debería figurar en el presupuesto con una premisa de precio declarada al lado.
El registro, y la regla que se enciende en el instante en que uno escribe
Escribir la hoja es lo que crea la obligación, y no contratar. Dos secciones de la misma norma federal de los Estados Unidos lo dicen en secuencia. La Equal Employment Opportunity Commission afirma, en el 29 CFR 1602.12, que no adoptó ninguna exigencia, de aplicación general a los empleadores, de que se hagan o se conserven registros.
Enseguida, el 29 CFR 1602.14 dispone que todo registro de personal o de empleo hecho o conservado por el empleador, entre los ejemplos que nombra los formularios de postulación presentados por los candidatos y otros registros que tengan que ver con la contratación, sea preservado por el empleador durante un año contado desde la fecha en que el registro se hizo o desde la del acto de personal involucrado, lo que ocurra último.
Leído al revés, ese par dice algo incómodo y útil. El establecimiento que no escribe nada no tiene qué preservar, y tampoco tiene qué mostrar cuando alguien pregunte cómo se tomó la decisión. Si un campo determinado cae bajo esas normas, y qué rige en lugar de ellas donde produce el lector, no es una pregunta que esta hoja responda: Teagasc se lo dice bien a sus propios lectores, que uno no necesita ser experto pero sí necesita lo básico, y nombra al contador y al abogado con los que el establecimiento ya trabaja como quienes proveen ese básico.
Lo que cruza cualquier frontera es el formato de la carpeta, y el Pork Information Gateway enumera su contenido: la descripción de cargo vigente, los canales y las fuentes usados en la difusión, las postulaciones, los registros de evaluación, quiénes fueron entrevistados, quiénes dieron referencias, las preguntas de la entrevista y las de las referencias, el candidato elegido y las razones de la elección, con toda anotación mantenida en relación con el trabajo.
Escribir el plazo de guarda en la hoja como decisión propia, con el lugar y el nombre de quien tiene la llave. La decisión termina ahí, y la lista del primer día empieza en el renglón siguiente.
Qué equivoca la hoja, y quién la reescribe
Quien condujo la búsqueda, en la semana posterior a la contratación, mientras las fallas todavía molestan. La hoja es un patrón declarado como cualquier otro del campo, lo que significa que vuelve a la mesa con fecha: el requisito que nadie preguntó, la etapa que ocurrió fuera de orden, el canal que no trajo a nadie, la pregunta que de verdad separó a los candidatos y no estaba en la lista.
Una corrección merece nombre por anticipado. El requisito que el recién llegado no cumplió casi nunca es motivo para reabrir la búsqueda, y casi siempre es una línea de un plan de capacitación escrito, que pide exactamente ese formato: la falta escrita como tarea, quién la cierra y el mes. Decidir que el campo puede convivir con esa falta es asunto de la hoja de contratación, antes de la oferta, y no del día en que la falta se vuelve un problema.
El establecimiento que sabe el primer día qué habilidad aceptó que faltara ya hizo la parte más difícil de los dos documentos de una sola vez, y el resto del eje Personas se apoya en ese hábito de escribir lo decidido mientras uno todavía recuerda por qué. El control es una de las cuatro funciones de la administración, y acá tiene la cara de una hoja con fecha al pie.
Por dónde empezar
Hora y media, una carilla, guardada junto al puesto que describe.
Lo incómodo de escribir esto en una semana tranquila es que nadie lo está reclamando, y esa es la única condición en la que la hoja sale honesta. Escrita con un candidato esperando, la columna del requisito se lee como el retrato de quien estaba disponible, y las preguntas se acomodan alrededor de las respuestas que uno ya escuchó. Escribirla ahora cuesta una tarde de comparar gente contra un patrón. Escribirla después cuesta tres meses de averiguarlo.